Eine WhatsApp-Abwesenheitsnotiz ist eine automatische Antwort, die den Kunden informiert, wenn dein Unternehmen gerade nicht erreichbar ist. Bei WhatsApp Business kannst du Vorlagen für solche automatischen Antworten erstellen. Dies spart Zeit und verbessert die Kundenkommunikation. Unsere Beispiele und Anleitungen können dir helfen, eine passende Abwesenheitsnachricht zu erstellen.
Warum eine automatische Antwort per WhatsApp gut für dein Unternehmen ist
Per WhatsApp automatische Antworten zu verschicken, hat für dich als Unternehmer gleich mehrere Vorteile. Alle Kunden erhalten eine sofortige Antwort auf ihre WhatsApp-Anfrage und müssen so nicht lange rätseln, ob ihre über den Messenger gesendete Nachricht angekommen ist oder ob sie vielleicht vergessen wurde. Stattdessen ist sofort klar, was los ist und wann mit einer WhatsApp-Antwort gerechnet werden kann. Das sorgt für eine hohe Kundenzufriedenheit und ist daher ein klares Plus für dein Business.
Die Automatisierung der Antwortnachricht ist auch für dein Zeitmanagement ein wahrer Segen: Du musst deutlich weniger Zeit in das Beantworten von WhatsApp-Nachrichten investieren, ohne dass die Qualität des Kundenservices darunter leidet.
Besonders außerhalb der Geschäftszeiten und im Fall von Urlaub ist es gut, dass die Kunden trotzdem eine Antwort auf ihre Nachrichten erhalten. Darüber hinaus kannst du den Autoresponder für WhatsApp auch dazu nutzen, wichtige Informationen sofort zu liefern und häufig gestellte Fragen ohne Wartezeit zu beantworten.
8 Abwesenheitsnachrichten für WhatsApp, die einen guten Eindruck machen
Professionelle automatische Antworten zeigen deinen Kunden, dass ihre Nachrichten für dein Unternehmen selbst dann wichtig sind, wenn es gerade nicht erreichbar ist. Mit der WhatsApp Business App oder natürlich durch die Integration unserer API Schnittstelle in deine Marketing Software kannst du innerhalb kürzester Zeit automatische Mitteilungen einrichten. Wir haben für diesen Artikel acht Beispiele für gute Abwesenheitsnotizen erstellt, mit denen du eine Vielzahl von Kunden zufriedenstellen kannst, die andernfalls ungeduldig warten würden.
1.) Die Standard-Abwesenheitsnotiz
Vielen Dank für deine Nachricht. Wir sind momentan leider nicht verfügbar, werden uns aber so schnell wie möglich bei dir melden. Freundliche Grüße, dein [Unternehmen]-Team.
2.) Die Abwesenheitsnachricht im Urlaub
Guten Tag! Wir sind bis zum [Datum] im Urlaub und können daher momentan leider keine Nachrichten beantworten. Wir melden uns nach dem [Datum] so schnell wie möglich bei dir. Vielen Dank für dein Verständnis.
3.) Die automatische Antwort für dringende Anliegen
Vielen Dank für deine Nachricht. Wir sind derzeit nicht verfügbar. Bei dringenden Anfragen kannst du uns aber telefonisch unter der Nummer [Telefonnummer] erreichen.
4.) Abwesenheitsnachricht mit Weiterleitung
Wir sind gerade nicht erreichbar. Dein Anliegen ist uns wichtig! Bitte kontaktiere unseren Kollegen [Name] unter [Telefonnummer] oder per E-Mail an [E-Mail-Adresse]
5.) Automatische Nachricht für geplante Wartungsarbeiten
Vielen Dank für deine Mitteilung. Wir führen gerade Wartungsarbeiten durch und sind daher vorübergehend nicht erreichbar. Wir melden uns, sobald wir wieder online sind. Beste Grüße, [Unternehmen].
6.) Automatische Antwort mit FAQ-Hinweis
Danke für deine Nachricht! Wir sind aktuell nicht erreichbar. Viele deiner Fragen beantworten wir in der aktuellen Version unserer FAQs: [Link]. Wir melden uns zeitnah bei dir!
7.) Abwesenheitsnotiz für Events oder Messen
Hallo! Unser Team ist momentan auf der [Name der Messe] und kann daher nicht sofort antworten. Wir melden uns nach unserer Rückkehr so schnell wie möglich. Beste Grüße vom [Unternehmen]-Team."
8.) Abwesenheitsnachricht mit Chatbot-Hinweis
Wir sind momentan nicht verfügbar. Es besteht aber die Möglichkeit, unseren Chatbot zu nutzen, der dir bei vielen Fragen weiterhelfen kann: [Link zum Chatbot]. Danke für dein Verständnis und bis bald.
Automatische Antworten bei WhatsApp Business einrichten - so geht's
Automatische Abwesenheitsnotizen sind eine effiziente Möglichkeit, die Kommunikation mit deinen Kunden zu optimieren. Die folgende Anleitung zeigt, wie du automatische Antworten bei WhatsApp Business einrichtest.
Schritt 1: WhatsApp Business App installieren
- Lade dir die WhatsApp Business App für Android-Geräte aus dem Google Play Store beziehungsweise für Apple-Geräte aus dem App Store herunter.
- Installiere die App und eröffne ein Konto oder melde dich in deinem bestehenden Account an.
Schritt 2: Einstellungen öffnen
- Öffne die WhatsApp Business App auf deinem Telefon.
- Tippe auf die drei Punkte oben rechts und öffne das Menü.
- Gehe zu "Einstellungen" und wähle "Business-Einstellungen" aus.
Schritt 3: automatisierte Nachrichten einrichten
- Wähle die Option Abwesenheitsnachrichten aus.
- Aktiviere dort die automatische Antwort auf Nachrichten.
Schritt 4: Nachricht erstellen
- Tippe auf "Nachricht" und gibt dort deine g ewünschte automatische Antwort ein. Verwende gerne je nach Bedarf eine der Vorlagen aus diesem Artikel.
- Bestätige die Änderung.
Schritt 5: Zeitplan festlegen
- Tippe auf "Zeitplan".
- Wähle aus den vorgegebenen Möglichkeiten des Unternehmenstools, ob die automatischen Antworten immer, nach einem benutzerdefinierten Zeitplan oder außerhalb deiner Geschäftszeiten gesendet werden sollen.
- Bestätige die Änderung.
Schritt 6: Empfänger festlegen
- Tippe auf "Empfänger".
- Wähle aus, wer den automatischen Text erhalten soll. Es ist sinnvoll, an dieser Stelle "alle" auszuwählen, denn schließlich wirst du als Unternehmen nicht nur durch bereits bestehende Kontakte per WhatsApp angeschrieben.
- Bestätige auch hier deine Auswahl.
Schritt 7: Testen und gegebenenfalls anpassen
- Sende eine WhatsApp-Nachricht an dein Unternehmen, um die Funktion zu testen.
- Passe gegebenenfalls einzelne Optionen der Anwendung an.
Per WhatsApp automatische Antwort senden: Warum die API besser geeignet ist
Per WhatsApp automatische Antworten zu senden, ist für Unternehmen eine wunderbare Option, mit ihren Kunden in Kontakt zu treten und diese über einen Messenger zu erreichen, der nahezu täglich genutzt wird.
Generell können Händler, Dienstleister und andere Unternehmer die WhatsApp Nutzer sowohl über WhatsApp Business auf dem Mobilgerät als auch über die Web-Version mit einer automatisierten Antwort versorgen. Es gibt aber sehr gute Gründe, sich stattdessen für die Anwendung der WhatsApp Business zu entscheiden.
Ein großer Vorteil unserer WhatsApp Business Plattform ist die nahtlose Integration von CRM-Systemen. Dank der API-Schnittstelle können alle wichtigen Tools wie zum Beispiel Shopify, Zendesk, Klaviyo, Freshdesk und Gorgias problemlos integriert werden.
Die API kann eine große Menge an WhatsApp Nachrichten verarbeiten, was für Unternehmen mit vielen Kundenkontakten unverzichtbar ist. Ein weiterer Vorteil der API von Chatarmin sind die verschiedenen Möglichkeiten, automatische Antworten zeitlich zu planen und individuell anzupassen. Dies kann auf WhatsApp Web und der Desktop App nicht im gleichen Umfang umgesetzt werden.
Zu den weiteren Unternehmenstools unserer API gehören bestens auf dein Business zugeschnittene Chatbots für WhatsApp, die mit Neu- und Bestandskunden in Verbindung treten und bei so manchem Problem effektiv weiterhelfen können.
Nicht nur für Abwesenheitsnotizen sind automatisierte Nachrichten bestens geeignet
Mit der WhatsApp Business Plattform kannst du vielfältige Funktionen nutzen, um die Kommunikation mit deinen Kunden zu optimieren und deine Kontakte über die verschiedensten Dinge zu informieren.
Automatisierte Nachrichten helfen zum Beispiel auch bei der Planung und Verwaltung von Terminen. Mit einem gut organisierten Zeitplan kannst du Erinnerungen und Bestätigungen automatisiert versenden. Dies reduziert das Risiko dafür, dass der Kunde einen Termin verpasst und sorgt für reibungslose Abläufe.
Ein weiteres gutes Beispiel für die Anwendung unseres Unternehmenstools für WhatsApp ist die personalisierte Kundenbetreuung. Nutze automatisierte Nachrichten, um Kunden nach einem Kauf zu danken oder Feedback einzuholen. Dies stärkt die Verbindung zu deinen Kunden und zeigt ihnen, dass ihre Meinung geschätzt wird.
Automatisierte WhatsApp-Antworten können in Echtzeit auf eingehende Nachrichten reagieren und so die Kundenkommunikation erheblich verbessern. Der Kunde bekommt sofort eine Antwort auf seine Frage oder sein Anliegen.
Chatbots können mittlerweile sehr hilfreich kommunizieren, was quasi wie ein Live-Chat erfolgt. Dadurch wird dein Support-Team deutlich entlastet und kann sich intensiv den Dingen zuwenden, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Du siehst also, dass automatisierte Nachrichten per WhatsApp weit über Abwesenheitsnotizen und Co. hinausgehen. Sie sind ein sehr effektives Mittel, um die Kundenkommunikation auf ein neues Level zu heben und operative Prozesse zu optimieren.
Datenschutz und Sicherheit bei der Nutzung von WhatsApp Business
Anders als bei der Kommunikation mit Freunden oder Verwandten ist es bei der gewerbsmäßigen Nutzung von WhatsApp besonders wichtig, dass der Datenschutz sichergestellt ist und die Kommunikation DSGVO-konform abläuft. Ob das wirklich passiert, hängt zu einem erheblichen Teil davon ab, auf welche Art du WhatsApp Business nutzt:
Bei der Kommunikation per WhatsApp Business über das Smartphone oder die Desktop App von WhatsApp ist nicht immer sichergestellt, dass alle DSGVO-Vorgaben eingehalten werden. Durch die Anwendung von Chatarmin und den zugehörigen Tools kannst du dagegen dafür sorgen, dass die Kundenkommunikation über WhatsApp auf einem besonders professionellen Niveau erfolgt und alle Richtlinien erfüllt sind.
Alle Nachrichten, die über WhatsApp Business gesendet werden, sind durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt. Das bedeutet, dass nur die beteiligten User die Nachrichten lesen können. Diese Sicherheitsmaßnahme schützt die Daten deiner Kunden und Kontakte vor unbefugtem Zugriff.
Auch bei der Integration von Anwendungen wie CRM-Systemen gibt es spezielle Sicherheitsvorkehrungen. Diese gewährleisten, dass nur autorisierte Anwendungen Zugriff auf die Daten haben. Die WhatsApp Business Pro Version bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen für größere Unternehmen.
