WhatsApp Chatbot Erstellen: Einrichtungsanleitung 2025

Gleich ob dein Unternehmen einen KI-Chatbot einsetzt oder ein Mitarbeiter im Live-Chat den Nutzern für Fragen zur Verfügung steht, das Gespräch wird immer vom Kunden begonnen. Kunden zeigen rund um die Uhr Interesse an deinem Angebot und WhatsApp Bots fangen diese Bekundungen ein, leiten die User zu den relevanten Seiten oder geben bekannt, wann wieder Interaktionen mit den Mitarbeitern direkt möglich sind.

Wo WhatsApp Chatbots hilfreich sind

Antworten auf häufig gestellte Fragen zu finden, könnte man bis jetzt als Paradedisziplin der Chatbots, in WhatsApp oder auch anderen in Kanälen, definieren.

Ein KI-Chatbot hat aber viel mehr zu bieten, weil er nicht nur mit vorgefertigten Nachrichten und Texten arbeitet, sondern auf eine vorher festgelegte Datenbasis zugreifen kann, um die richtigen Antworten für deine Kunden zu finden.

Je nachdem wie groß dein Unternehmen ist und welche Dienstleistungen oder Produkte du anbietest, können Chatbots Mitarbeiter entlasten und Prozesse des täglichen Business automatisieren.

Drei der wichtigsten Einsatzgebiete stellen wir hier vor. Sicher findest du darin auch Ideen für deinen eigenen WhatsApp Chatbot.

Kundenservice Chatbots

Das Haupteinsatzgebiet für WhatsApp Chatbots liegt heute im Kundenservice. Er wird rascher und kostengünstiger für dein Unternehmen und die Zufriedenheit der Kunden zudem erhöht.

Live-Chats mit ausgebildeten Mitarbeitern sind ein hoher Kostenfaktor, wenn die Unterhaltung mit dem Kunden ohnehin nur in Richtung Fragen von Liefer- oder Zahlungsbedingungen geht. Der Einsatz von Chatbots spielt die Live-Agenten frei für kompliziertere Anfragen der Kunden.

Die Kundenkommunikation via KI-gestützte Chatbots erhöht die Möglichkeiten des Einsatzes in den verschiedenen Konversationen und sorgt dafür, dass viel mehr Kundenanfragen zeitgleich erledigt werden können.

Gewährleistet wird mit Chatbots in den Unterhaltungen auch ein immer gleicher Tonfall und Stil, der exakt den Vorgaben deines Unternehmens entspricht und somit ein einheitliches Bild in der Customer Journey vermittelt.

Reservierungsbots

Buchungen in Hotels und Restaurants unterliegen den immer gleichen Abläufen. Der WhatsApp Chatbot zur Unterstützung deines Buchungssystems lotst deine Gäste mit wenig Aufwand, aber bereit für alle Zwischenfragen durch diesen Prozess.

Dein Tool für zusätzliche Serviceleistungen wird von deinem WhatsApp Chatbot elegant eingeflochten und erhöht deren Verkauf. Sonderwünsche der Gäste und Besucher können frühzeitig erfragt und direkt an die zuständigen Teams in deinem Unternehmen kommuniziert werden.

WhatsApp und seine Chatbots sind auch während des Aufenthaltes von Gästen in Hotels, Restaurants oder anderen touristischen Einrichtungen ständig ansprechbar, um auf Sehenswürdigkeiten, besondere Leistungen oder andere Highlights hinzuweisen und dem Kunden rund um die Uhr den perfekten Service zu bieten, den er für seine Erholung sucht.

Sämtliche Unterhaltungen werden über Chatarmin zusammengeführt und in deinem CRM System dargestellt, damit für die nächste Aktion im Marketing jegliches Wissen für die Nutzer zielgerichtet eingesetzt werden kann.

Recruiting mit Chatbots und HR-Prozesse optimieren

Menschliche und künstliche Intelligenz im Verbund sind in vielen großen Unternehmen heute auch in den Personalabteilungen zu finden. Bewerbungen über den Messenger laufen zu lassen, kann deine Auswahlmöglichkeiten noch erhöhen.

Ein Chatbot kann die künftig neuen Mitarbeiter effektiv durch die Bewerbungsschritte leiten und helfen, deiner Personalabteilung nur vollständige Unterlagen für die weitere Bearbeitung zur Verfügung zu stellen.

Ein firmeninterner Chatbot der Personalabteilung sorgt für kurze und zielführende Gespräch, wenn beide Parteien entsprechen vorbereitet sind. Die Abläufe in deinem Unternehmen können durch den Einsatz von WhatsApp Chatbots also auch intern optimiert werden und nicht nur in der Außenwirkung.

Welche Arten von WhatsApp Bots gibt es?

Bots oder Chatbots, nicht nur auf WhatsApp, sollen den Workflow in deinem Unternehmen verbessern. Sie lassen sich sowohl intern als auch zur Bindung der Kunden verwenden.

Der Unterschied in den Chatbots liegt an der Art der Nachrichten, welche sie an Kunden oder andere Nutzer weitergeben. Die Inhalte der Nachrichten können Regeln unterliegen oder auf Basis von KI und vordefinierten Ressourcen aufgebaut sein. Wir unterscheiden hierbei zwischen den nachfolgenden Bots.

Regelbasierte Bots

Die bekannten virtuellen Assistenten verfügen über eine Auswahl von vorgefertigten Antworten, um deine Agenten im Kundenservice zu entlasten. Zumeist handelt es sich hier auch um Antworten mit eingefügtem Link auf andere Seiten deines Unternehmens wie FAQ, Liefer- oder Zahlungsbedingungen.

Diese Assistenten stoßen rasch an die Grenze ihrer Leistungsfähigkeit, können aber gleichwohl deine Kunden in einer Unterhaltung begrüßen und sie an einen Menschen hinter dem Messenger weiterleiten und somit Wartezeiten auf den persönlichen Kundenservice verkürzen.

Bots auf KI-Basis

Intelligente Gespräche mit deinen Kunden und Kundinnen? Genau das ermöglichen moderne WhatsApp-Chatbots, indem sie auf eine umfangreiche, vorher definierte Datenbasis zugreifen und Natural Language Processing (NLP) nutzen, um Nachrichten zu verstehen und kontextbezogen zu antworten.

Diese Bots sind deutlich flexibler als regelbasierte Systeme – sie lernen aus Daten und passen sich neuen Situationen automatisch an. Das Geheimnis ihrer Leistungsfähigkeit: Sie werden mit deinem spezifischen Unternehmenswissen trainiert.

Damit das funktioniert, braucht die KI gute Daten. Dazu gehören zum Beispiel:

• häufig gestellte Fragen (FAQs),
• detaillierte Produktinfos,
• Service-Dokumentationen,
• echte Kundenanfragen,
• Inhalte von deiner Website oder aus dem Blog.

Diese Infos bilden die Grundlage, damit dein Chatbot präzise, hilfreiche Antworten liefern kann. Du kannst dem Bot PDFs, Textdateien oder Webinhalte zur Verfügung stellen, auf die er im Chat direkt zugreift. Je sauberer und relevanter deine Daten sind, desto zuverlässiger und nützlicher sind die Antworten des Bots.

Das Ergebnis: Dein Kundenservice wird spürbar effizienter, Wartezeiten verschwinden – und deine Nutzer:innen erhalten rund um die Uhr sinnvolle Antworten. So gewinnst du nicht nur Zeit, sondern auch zufriedene Kund:innen. Das ist das Versprechen eines gut trainierten KI-Chatbots.

Anwendungsorientierte Bots

Dein WhatsApp Chatbot kann auch beide Vorzüge in sich vereinen. Regelbasierte Antworten geben und intelligente Dialoge mit deinen Kunden auf WhatsApp führen. Der Bot ist damit noch rascher und effektiver in seiner Leistung.

Diese Mischform vereint alle Vorteile, welche ein Chatbot auf WhatsApp deinem Unternehmen bieten kann.

Welche Art von WhatsApp Chatbot einsetzen?

Die Auswahl der Funktionsmöglichkeiten deiner WhatsApp Chatbots hängen auch vom Grad der Möglichkeit für die Automatisierung von Prozessen und Kontakten mit deinen Kunden ab.

Die Wahrscheinlichkeit, dass der WhatsApp Chatbot einen Menschen an der Tastatur gänzlich ersetzen kann, erhöht sich dann, wenn die Prozesse in Vertrieb und Fragebeantwortung auf deiner Plattform immer gleich sind.

Voraussetzungen um einen WhatsApp Chatbot zu erstellen

Einen Chatbot zu erstellen, setzt keine Programmierkenntnisse voraus. Chatbot-Anbieter finden sich überall auf der Welt, um rasch in die Welt der verbesserten Kommunikation mit Kunden und anderen Nutzern einzusteigen.

Wir von Chatarmin stehen dir ebenfalls jederzeit zur Verfügung, um dein Business mit der Hilfe von WhatsApp Chatbots noch erfolgreicher zu machen.

Was es wirklich braucht:

Um einen effektiven WhatsApp-Chatbot zu erstellen und zu betreiben, sind einige fundamentale Bausteine unerlässlich. Die gute Nachricht: Du benötigst keine Programmierkenntnisse, um diesen Weg zu beschreiten. Hier sind die kritischen Voraussetzungen:

• Die WhatsApp Business API: Dies ist der primäre und unverzichtbare Zugangspunkt für professionelle Chatbot-Lösungen. Während die kostenlose WhatsApp Business App für kleine Unternehmen grundlegende Automatisierungen wie Begrüßungs- und Abwesenheitsnotizen bietet, ist sie nicht in der Lage, umfassende Chatbots zu integrieren oder die benötigte Skalierbarkeit für größere Unternehmen zu liefern. Nur über die API kannst du leistungsstarke KI-Chatbots und weitreichende Automatisierungsmöglichkeiten sowie Integrationen nutzen.

• Kreativität für das Kreieren der Chatbots – gib ihnen eine Persönlichkeit: Ein Bot ohne Charakter wirkt kalt. Eine gut definierte Chatbot-Persönlichkeit, die den Tonfall und Stil deines Unternehmens widerspiegelt, ist entscheidend für eine positive Nutzererfahrung und stärkere Kundenbindung. Denk an einen Namen, Emojis und eine „kleine Geschichte“.

• Umfassende Kerndokumente und Unternehmenswissen für die künstliche Intelligenz: Dies ist entscheidend dafür, was dein Chatbot lernen muss. Stelle sicher, dass der KI-Chatbot Zugriff auf alle relevanten Datenquellen deines Unternehmens hat. Dazu gehören:

1. Häufig gestellte Fragen (FAQs) und deren Antworten
2. Produktkataloge und -beschreibungen
3. Interne Wissensdatenbanken und Support-Artikel
4. Inhalte deiner Unternehmenswebsite und Blogs
5. Vergangene Kundenanfragen und Chat-Verläufe (anonymisiert und datenschutzkonform)

Diese sauberen und gut formatierten Daten sind die Grundlage für ein effektives Training deines KI-Chatbots, um präzise und kontextbezogene Antworten zu liefern.

Was kostet ein WhatsApp Chatbot?

Eine der ersten Fragen, die sich Unternehmer stellen, ist natürlich: Was kostet dieser Fortschritt? Die gute Nachricht ist, dass die Erstellung eines Chatbots keine Programmierkenntnisse voraussetzt und somit teure Entwicklerkosten entfallen können. Die Kosten für einen WhatsApp Chatbot variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und dem Volumen deiner Konversationen. Viele Plattformen, darunter auch Chatarmin, bieten flexible Preismodelle an.

Bei einigen Anbietern sind grundlegende Chatbot-Funktionen bereits in deinen Software-Lösungen oder höherwertigen Paketen inklusive, sodass für dich keine zusätzlichen Kosten für den Bot selbst entstehen. Andere bieten kostenlose Einstiegspläne für eine begrenzte Anzahl von Konversationen oder Kontakten, bevor du auf kostenpflichtige „Pro“-Versionen mit erweiterten Funktionen und höheren Kapazitäten umsteigen kannst.

Beachte, dass die monatlichen Kosten für eine umfassende Lösung, die KI-Integrationen und erweiterte Automatisierungen beinhaltet, je nach Anbieter und spezifischem Leistungsbedarf variieren können. Diese Investition zahlt sich jedoch schnell aus, indem sie dein Team entlastet und die Kundenzufriedenheit steigert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen deines ersten WhatsApp Chatbot

Du benötigst keine Kenntnisse in der Programmierung, um in deinem Messaging Dienst einen Chatbot erfolgreich für die Beantwortung von Fragen einzusetzen oder die Automatisierung von Vertriebsprozessen zu beschleunigen.

In 7 Schritten hast du mit der Hilfe von unserem Guide einen Chatbot nach deinen Regeln erstellt:

1. Definiere das Ziel für deinen WhatsApp Bot

Bevor du deinen WhatsApp Bot in Angriff nimmst, solltest du intern in deinem Unternehmen abklären, was und welche Aufgaben er übernehmen soll.

Um dir diese Überlegungen zu erleichtern, kannst du dir und den infrage kommenden Abteilungen in deinem Unternehmen, die folgenden Fragen stellen:

• Worüber soll dein Chatbot informieren können?
• Soll dein Chatbot einen Dialog führen können oder die Nutzer nur auf bestimmte Vorteile in deinem Unternehmen und auf deiner Webseite hinweisen?
• Welche Tonalität herrscht in einer Nachricht deines Unternehmens? Wie werden die Kunden und Interessenten, beispielsweise in einem Kanal von Social Media, angesprochen?
• Was soll passieren, wenn dein WhatsApp Chatbot eine Kundenfrage nicht beantworten kann?
• Welche Reaktion soll ein Chatbot zeigen, wenn die Nutzer auf einen Fehler in einer Beschreibung hinweisen?

Willst du WhatsApp Chatbots für mehrere Abteilungen kreieren, denke dir die Möglichkeiten der Antworten für jeden Kanal oder jede Mitarbeitergruppe in deinem Unternehmen einzeln durch.

2. Eröffne den Zugang zur WhatsApp Business API

Wir gehen zwar davon aus, dass du bereits über diesen Zugang verfügst, aber wenn nicht, ist nun die Zeit von der WhatsApp Business App auf API zu wechseln.

Die Grundlage für jeden leistungsstarken WhatsApp-Chatbot ist der Zugang zur WhatsApp Business API . Während die kostenlose WhatsApp Business App nur grundlegende Automatisierungen ermöglicht, ist die API essenziell für die Integration von Chatbots und umfassenden Automatisierungsfunktionen. Wenn du noch die App nutzt, ist jetzt der Zeitpunkt, um auf die API zu wechseln und das volle Potenzial auszuschöpfen. Die WhatsApp Business App kann keine Chatbots integrieren; sie bietet lediglich einfache Automatisierungen wie Begrüßungs- oder Abwesenheitsnotizen. Nur über die API kannst du leistungsstarke KI-Chatbots und weitreichende Automatisierungsmöglichkeiten sowie Integrationen nutzen. Chatarmin stellt dir gerne das gesamte Potenzial in diesem Tool vor.

Datenschutz und DSGVO-Konformität sind hierbei von höchster Priorität. Es ist entscheidend zu verstehen, dass Messaging-Apps nicht automatisch DSGVO-konform sind. Achte bei der Auswahl deines Chatbot-Partners darauf, dass die Lösung DSGVO-konform ist und deine Daten sicher verarbeitet werden – idealerweise durch Hosting in der EU. Dies ist besonders wichtig, wenn du KI-basierte Bots einsetzt, die sensible Kundendaten verarbeiten oder personalisierte Interaktionen führen. Bei der Kombination von WhatsApp mit Large Language Models wie ChatGPT ist eine sorgfältige Prüfung der Rechtsschutz- und Datenschutzaspekte unerlässlich – möglicherweise durch den Einsatz von On-Premise-Lösungen für sensible Daten. Chatarmin unterstützt dich dabei, diese Anforderungen zu erfüllen.

3. Wähle einen Chatbot-Partner

Die Wahl des richtigen Chatbot-Partners ist entscheidend für den Erfolg deines Projekts. Als einer der führenden Partner von WhatsApp bieten wir dir bei Chatarmin die Möglichkeit, deine Bots in wenigen Schritten selbst zu bauen und nahtlos in deine Unternehmenswebsite einzubinden. Unser Fokus liegt darauf, dir eine intuitive und leistungsstarke Plattform zur Verfügung zu stellen.

Der Markt für WhatsApp-Chatbot-Anbieter ist vielfältig, und jeder Partner hat seine eigenen Stärken:

• Plattformen wie Chatarmin, Superchat oder Sinch Engage konzentrieren sich oft auf ein intuitives Baukastensystem (No-Code/Low-Code), das es auch Nutzern und Nutzerinnen ohne Programmierkenntnisse ermöglicht, schnell einen funktionsfähigen Bot zu erstellen und komplexe Automatisierungen zu realisieren. Sie bieten oft eine vollumfängliche Messaging-Plattform und legen Wert auf DSGVO-Konformität.
• Anbieter wie Botpress bieten eine hochgradig erweiterbare Plattform für KI-gesteuerte Chatbots mit zahlreichen Integrationen und einem visuellen Builder, der auch Codierungsunterstützung für fortgeschrittene Abläufe bietet. Sie sind ideal für Unternehmen, die maximale Flexibilität und Anpassung wünschen.
• Lösungen wie Manychat sind oft stark auf Marketing-Automatisierung und Lead-Generierung spezialisiert, mit Funktionen für Broadcast-Listen und die Verbindung von Anzeigen mit WhatsApp.
• Plattformen wie Infobip bieten ebenfalls umfassende Chatbot-Erstellung für ein verbessertes Kundenerlebnis, wobei die Abrechnung oft auf Konversationstypen basiert.

Bei der Auswahl solltest du nicht nur die Funktionen, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit, die Integrationsmöglichkeiten mit deinem bestehenden Tech-Stack (z. B. CRM, Shop-Systeme) und den angebotenen Support berücksichtigen. Chatarmin ist darauf ausgelegt, all diese Aspekte abzudecken und dir eine nahtlose Erfahrung zu bieten.

Weitere Chatbot für den Bau von WhatsApp Bots sind zum Beispiel

• Yellow.ai
• WATI
• MessageBird
• weitere Chatbot Anbieter

4. Finde eine passende Chatbot-Persönlichkeit

Ein WhatsApp Bot kann zwar keine speziellen Namen tragen und mit beinahe menschlichen Eigenschaften glänzen, dies ist aber auch nicht möglich, denn deine Nutzer sollen wissen, dass sie mit WhatsApp Bots sprechen.

Dieser bezieht sein Bild aus den von dir hinterlegten Daten. Das Logo von deinem Unternehmen wird angezeigt und deine Marke als Name noch einmal präsentiert.

Im Zuge oder am Beginn der Unterhaltung können sich WhatsApp Bots dennoch dem Kunden vorstellen. In Form von Videos oder Animationen bekommt das technische Gegenüber ein Gesicht.

Zur weiteren Unterstreichung der Persönlichkeit des Chatbots kann er mit Stickern oder Emojis das Gespräch auflockern. Es liegt an deinem Unternehmen und seiner Kommunikation im Allgemeinen, was WhatsApp Bots erlaubt wird und worauf sie Zugriff in einer Nachricht an Nutzer vom Chat haben.

5. Entwickle den WhatsApp Chatbot

Nachdem du im ersten Schritt das Ziel und den Typ deines Bots definiert hast, geht es jetzt an die Konzeption der Gesprächsabläufe. Genau hier liegt das Herzstück eines erfolgreichen Chatbots.

Vergiss komplizierte Programmierung – moderne Plattformen wie Chatarmin bieten dir intuitive No-Code- oder Low-Code-Tools, mit denen du deinen Chatbot ganz einfach visuell bauen kannst.

Ein starker Chat-Flow basiert auf dem Zusammenspiel von:

• Triggern: Das sind Auslöser, die den Chatbot starten oder bestimmte Aktionen anstoßen. Zum Beispiel: Begriffe wie „Bestellstatus“ oder „Rücksendung“, ein verlassener Warenkorb, die Anmeldung zum Newsletter oder auch proaktive Nachrichten basierend auf Kundenverhalten. Der Trigger erkennt das Signal und startet den passenden Konversationspfad.

• Nodes (Knotenpunkte): Eine Node ist ein Baustein im Chat-Flow, der durch eine vorherige Aktion aktiviert wird. Hier legst du fest, wie dein Bot reagieren soll – ob er eine Nachricht sendet oder dem Nutzer Auswahlmöglichkeiten anbietet, etwa über Buttons oder Listen. Du kannst auch Bedingungen setzen, z. B. ob jemand bereits ein Opt-in erteilt hat oder zu einer bestimmten Zielgruppe gehört – für maximal personalisierte Gespräche.

• Chat-Flows (Gesprächsflüsse): Die komplette Abfolge aus Triggern und Nodes ergibt deinen Flow – also die Unterhaltung. Mit einem visuellen Builder wie bei Chatarmin (oder auch bei Tools wie Charles, Superchat, Sinch Engage, Userlike) ziehst du dir deine Flows einfach per Drag-and-Drop zusammen – ganz ohne Technik-Know-how. Du kannst Bilder, Emojis, Buttons und mehr einbauen und so auch komplexe Abläufe ganz leicht umsetzen.

Für den Aufbau deines Chatbots sind folgende Punkte besonders wichtig:

• Willkommensnachricht mit Opt-in: Starte mit einer freundlichen Begrüßung. Wenn nötig, hol dir das Einverständnis zur weiteren Kommunikation ein. Stell kurz vor, was der Bot kann und wie er hilft.

• Keywords und Intents: Überleg dir, welche Begriffe Nutzer:innen verwenden, und welche Absichten („Intents“) dahinterstecken. Trainiere deinen Bot so, dass er auch unterschiedliche Formulierungen versteht.

• Mediale Auflockerung: Nutze Emojis, Sticker, Bilder oder kurze Videos, um deine Unterhaltung lebendiger und verständlicher zu machen. Damit diese nicht wie eine trockene Prüfungsfrage mit Multiple-Choice-Verfahren aussehen, arbeitest du mit Stickern und Emojis, wie du sie auch in deine Marketing-Kanäle vielfach schon eingebaut hast.

• Menschliche Übergabe: Gib Nutzer und Nutzerinnen jederzeit die Möglichkeit, zu einem echten Menschen weitergeleitet zu werden – per Telefonnummer, Chat oder Formular. Das ist nicht nur gute Praxis, sondern auch eine Vorgabe von WhatsApp, um Frust zu vermeiden.

Denk dran: Ein gut durchdachter Chatbot-Flow sorgt für ein richtig gutes Nutzererlebnis, steigert die Zufriedenheit – und entlastet gleichzeitig dein Team.

Wir fassen dir für den Aufbau deines Chatbots und seiner Dialoge die wichtigsten Punkte im Messaging noch einmal zusammen:

• Willkommensnachricht mit Zustimmung via Opt-in
• Keywords, um das Gespräch im Fluss zu halten
• Emojis oder andere Mediadateien zur Auflockerung
• Weiterleitungsmöglichkeit zu einem menschlichen Mitarbeiter

6. Teste den Chatbot und passe ihn gegebenenfalls an

Dein WhatsApp-Bot ist bereit für den Einsatz – aber bevor du ihn live schaltest, ist gründliches und systematisches Testen ein absolutes Muss. Betrachte das nicht als einmaligen Schritt, sondern als einen fortlaufenden Prozess aus Iteration und Optimierung.

• Umfassendes Testing auf allen Kanälen: Teste deinen Bot nicht nur auf dem Smartphone, sondern auch in der Desktop-Version von WhatsApp, damit die Nutzererfahrung auf allen Bildschirmgrößen stimmt.

• Vielfältige Testergruppen: Beziehe nicht nur Entwickler und Entwicklerinnen ein, sondern auch Leute aus Vertrieb, Support oder Marketing. Noch besser: Lade eine kleine Gruppe deiner Stammkunden zur Testphase ein. Deren ehrliches Feedback liefert wertvolle Einblicke – und stärkt zugleich die Kundenbindung.

• Fokus auf kritische Szenarien: Stell deinem Bot typische – aber auch knifflige – Kundenfragen. Finde heraus, wo er an Grenzen stößt oder unklare Antworten gibt. Achte dabei auf den „Fluch des Wissens“ – teste also aus der Perspektive eines uninformierten Nutzers.

• Analyse von Leistungsmetriken: Überwache regelmäßig die Performance deines Bots, idealerweise datenbasiert. Tools wie Chatarmin bieten dir Analysefunktionen in Echtzeit. Achte besonders auf:

  • Häufigste unbeantwortete Fragen – zeigen dir, wo es Wissenslücken gibt oder die Intent-Erkennung verbessert werden muss
  • Fragen, die der Bot besonders oft und erfolgreich beantwortet – hier steckt bereits echter Mehrwert
  • Nutzer-Feedback und Bewertungen – bitte aktiv um Feedback am Ende der Konversation, um Probleme frühzeitig zu erkennen
  • Konversationsverläufe – lies regelmäßig Transkripte, um Muster für Missverständnisse oder Chancen für neue Keywords zu entdecken
  • Absprungraten im Chat – wo steigen Nutzer aus? Gibt es Hürden oder Frustmomente?

• Kontinuierliche Anpassung: Nutze deine Erkenntnisse, um den Bot stetig zu verbessern – z. B. durch bessere Antworten, neue Keywords, aktualisierte Inhalte oder optimierte Konversationspfade. Halte deine Wissensdatenbank immer aktuell.

Denk daran: Ein WhatsApp-Chatbot ist kein statisches Tool, sondern ein dynamisches System. Er sollte sich gemeinsam mit deinem Unternehmen und deinen Kund:innen weiterentwickeln. Wer nicht optimiert, verliert schnell an Relevanz.

7. Mache deinen WhatsApp Chatbot bekannt

Wurde der Bot für gut befunden, liegt der Ball beim Marketing. Dein Bot will schließlich per Nachricht bekannt gemacht werden. Bekannt machen kannst du deinen Bot, als neuen virtuellen Mitarbeiter, auch via E-Mail und QR-Code. Dazu ist wieder hilfreich, wenn du deinen WhatsApp Bots eine Persönlichkeit oder auch eine kleine Geschichte zugeordnet hast. Diese kannst du via E-Mail oder auch in den sozialen Medien erzählen, um zu betonen, wobei der neue virtuelle Assistent in Zukunft eine Hilfe sein soll!

Beispiele für erfolgreiche WhatsApp Chatbots

Der Leitfaden für die Kommunikation in deinem Business liegt auf dem Tisch und die Verbindung zwischen WhatsApp und der Software zur Kundenbetreuung im Hintergrund wurde ebenfalls geschaffen.

Dennoch suchst du nach Beispielen, was den eigenen WhatsApp Bot in deinem Unternehmen auszeichnen könnte? Unser Leitfaden veranschaulicht noch einmal eindrucksvoll die Möglichkeiten von WhatsApp Bots.

Der Reiseverkäufer

Eine der ersten Branchen mit Einsatz von Chatbots war der touristische Sektor. Chatbots auf Reiseseiten weisen heute auf Zusatzleistungen hin, erfragen die genaue Personenanzahl oder geben Auskunft über günstigere Alternativen.

Der Chatbot mit Hintergrundwissen aus dem CRM kann bestehende Kunden direkt zu ihren Favoriten leiten und auf Nachfrage die Sonderwünsche der letzten Reise in den Buchungskorb legen.

Finden Reisende in ihrer Wunschdestination nicht das passende Hotel, besteht die Gefahr, dass sie die Buchung abbrechen. Dein Chatbot kann in der Unterhaltung mit dem Gast die Nachbarregion anpreisen, weil es dort ein Hotel der gewünschten Kategorie zu buchen gibt und den Mietwagen gleich dazulegen.

Der Online-Rezeptionist

Rezeptionisten finden sich nicht nur als Person hinter einem Tresen in einem Hotel. Firmeneingänge, Arztpraxen und andere Unternehmen haben einen eigenen Angestellten, der Kunden und Interessenten ihren Weg durch die Flure weist.

Dieselbe Aufgabe übernimmt ein Chatbot auf deiner Unternehmensseite im Internet, in deinem Shop oder eben für den Support.

Dein Chatbot leitet die Kontakte zu den jeweiligen Mitarbeitern im Live-Chat für besondere Kundenfragen oder stellt die Links zur Verfügung, welche Antworten auf die häufigsten Anfragen liefern.

Der Wiederverkäufer

Jeder Unternehmer mit Online-Shop kennt das Problem der abgebrochenen Warenkörbe. Ein Bot im WhatsApp Chat kann dabei helfen, den Kunden doch noch zum Abschluss seines Einkaufs zu animieren.

Ablenkung ist einer der meistgenannten Gründe für hängende Warenkörbe. Der interessierte Kunde ist zwar noch auf deiner Seite, aber durch Telefon, Arbeit oder Nachrichten von seinem Einkauf abgelenkt. Der Chatbot kann durch Nachfragen erreichen, diesen Umsatz doch noch zu lukrieren, ohne in Zeit für Erinnerungsmails und -messages zu investieren.

Die technischen Möglichkeiten erlauben es dir heute, zu beobachten, wie und wo sich deine Käufer auf deiner Webseite bewegen, wo sie hängen bleiben und wo sie rasch weiterklicken. Nutze diese Erkenntnisse für deinen Chatbot im Vertrieb.

Der WhatsApp Bot als Mechaniker

Es gibt Branchen in denen die Frage der User auf der Webseite oder auch im Support am Telefon, sehr spezifisch sind. Hier geht es um Einstellungen von Fahrrädern bis zu Ersatzteilen für den Sommerpavillon.

Du kannst einen Chatbot in WhatsApp für genau solche Kundenanliegen bereitstellen. Er hält den Vertrieb und den Support für den Verkauf frei von Kunden, welche ihre Produkte schon glücklich erhalten haben, aber an Aufbauanleitungen scheitern oder nach passenden Ersatzteilen suchen.Somit kannst du die Kundenzufriedenheit steigern .

Dieser Chatbot ist rein auf technische Angelegenheiten konzipiert und berät auch Endverbraucher, wenn sie falsche Zusatzgeräte gekauft und angeschlossen haben. Nach einer überzeugenden Beratung kann der Kunde sein Gerät in Verwendung nehmen oder wird an den Support für Fragen von Rücknahme und Lieferbedingungen für Ausbauteile zurückverwiesen.