Trengo Preise 2026: Was kostet die Inbox wirklich? (Analyse)

Trengo Preise – drei Worte, eine Google-Suche, und du landest auf einer Pricing Page, die dir das Gefühl gibt, alles verstanden zu haben. Spoiler: Hast du nicht. Ich bin Johannes, Gründer von Chatarmin, und ich habe mir das Kleingedruckte angesehen, damit du es nicht musst.

Trengo hat 2024 sein komplettes Preismodell umgebaut. Weg vom klassischen „Pay-per-Seat", hin zu einem Conversations-Modell mit festen Nutzerpaketen. Klingt modern. Ist aber in der Praxis ein Minenfeld – vor allem, wenn du ein E-Commerce-Team mit drei Leuten bist und plötzlich für zehn zahlst.

Was mich an der ganzen Sache stört: Die Pricing Page suggeriert Einfachheit. Drei Pläne, klare Preise, fertig. Aber wenn du anfängst, die Add-ons, KI-Zuschläge, das Wallet-System und die Conversation-Limits zusammenzurechnen, sieht deine Monatsrechnung plötzlich ganz anders aus als das, was du auf der Website gesehen hast.

Wichtig vorab: Ich habe nichts gegen Trengo. Das Tool hat seine Berechtigung – und ein paar Dinge macht es auch richtig (dazu gleich mehr). Aber als jemand, der selbst ein SaaS-Unternehmen im WhatsApp-Bereich aufgebaut hat, weiß ich, wo Pricing-Modelle fair sind – und wo sie es nicht sind.

Trengo Preise 2026 im Überblick: Was kosten die Pläne?

Hier die nackte Wahrheit in Tabellenform. Kein Marketing-Sprech, nur Zahlen:

Zwei Sachen, die Trengo richtig macht und die hier der Fairness halber stehen müssen: Keine Einrichtungsgebühr. Null Euro Setup-Fee, egal welcher Plan. Bei einigen Enterprise-Konkurrenten zahlst du 500 bis 1.000 € nur für das Onboarding. Und: DSGVO-Konformität mit Servern in Europa (AWS Frankfurt). Für deutsche Unternehmen, die keine US-Billig-Tools mit fragwürdiger Datenhaltung einsetzen wollen, ist das ein echtes Argument – und rechtfertigt einen Teil des Preises.

Was allerdings auffällt: Du kaufst keine einzelnen Seats, sondern Pakete. 10 oder 20 Nutzer – dazwischen gibt es nichts. Und der Boost-Plan hat keinen API-Zugang. Wenn du Trengo an deinen Shopify-Flow, dein ERP oder ein Custom-Dashboard anbinden willst, musst du direkt in den Pro-Plan – also mindestens 499 € monatlich. Auch benutzerdefinierte Rollen und Rechte (Custom Permissions) sind im Boost-Plan nicht verfügbar – ein Problem, sobald dein Team wächst und du zwischen Admin, Agent und Viewer unterscheiden willst.

Die Conversations-Falle: Warum 6.000 weniger sind, als du denkst

Trengo rechnet nicht mehr in Seats, sondern in „Conversations". Klingt fair – du zahlst ja nur, was du nutzt. Die Realität ist komplizierter.

Eine Conversation ist jede ausgehende Nachricht oder Antwort auf eine Kundenanfrage. Soweit logisch. Der Haken: Jede Conversation hat ein 7-Tage-Fenster. Schreibt dein Kunde am achten Tag nochmal, zählt das als komplett neue Conversation – und frisst dein Kontingent. Ein Blick in das offizielle Trengo Help Center bestätigt diese Abrechnungslogik.

Rechne das mal durch für einen durchschnittlichen E-Commerce-Shop: Du verschickst Versandbestätigungen, beantwortest Retouren-Fragen, schickst Follow-ups. Ein einzelner Kundenvorgang – sagen wir, eine Reklamation mit Rückfragen – kann locker über zwei Wochen laufen. Das sind dann nicht eine, sondern zwei oder drei Conversations. Für denselben Kunden, dasselbe Anliegen.

Eine Beispielrechnung: Dein Shop hat 30 Support-Anfragen pro Tag, dazu 2 Outbound-Kampagnen pro Woche (je 200 Empfänger). Das ergibt ca. 900 Inbound-Conversations plus 1.600 Outbound-Conversations pro Monat. Zusammen rund 2.500 im Monat – oder 30.000 im Jahr. Der Boost-Plan mit seinen 6.000 inklusiven Conversations? Reicht exakt 2,4 Monate.

Wichtig zu wissen – die Carry-Over-Regelung: Bei Jahresverträgen dürfen ungenutzte Conversations in den Folgemonat mitgenommen werden (innerhalb des Jahreszyklus). Bei Monatsverträgen verfallen sie am Monatsende. Das macht den Jahresplan attraktiver – aber nur, wenn dein Volumen über die Monate schwankt (z. B. weniger im Sommer, mehr im Q4). Hast du konstant hohes Volumen, hilft dir auch der Carry-over nicht.

Die Klein-Team-Falle: 299 € für drei Leute

Hier wird es richtig ärgerlich. Der Boost-Plan startet bei 299 € im Monat – und enthält 10 Nutzerplätze. Fest. Nicht flexibel.

Du bist ein D2C-Brand mit einem Gründer, einem CS-Manager und einer Werkstudentin? Gratulation, du zahlst trotzdem für 10 Seats. Das sind 99,67 € pro tatsächlich genutztem Platz. Für ein Tool, das dir nicht mal API-Zugang gibt.

In der SaaS-Welt nennt man das eine „Growth Tax" – du zahlst für Kapazitäten, die du nicht brauchst, in der Hoffnung, irgendwann reinzuwachsen. Für ein gut finanziertes Scale-up mit 8-10 Agents mag das funktionieren. Für ein bootstrapped E-Commerce-Team ist das schlicht zu viel Burn-Rate für ein Kommunikationstool.

Und selbst wenn du wächst: Der Sprung zum Pro-Plan (499 €/Monat, 20 Nutzer) ist kein sanfter Übergang, sondern ein Preissprung von 67 %. Dazwischen? Nichts. Kein Plan für 12 oder 15 Nutzer, keine stufenlose Skalierung. Du wächst entweder in den Plan rein – oder du zahlst drauf. Das ist das Gegenteil davon, wie Software-Pricing für wachsende E-Commerce-Brands funktionieren sollte.

Versteckte Kosten: KI-Zuschläge, Extra-User und Voice

Die Listenpreise sind das eine. Die realen Kosten das andere. Hier die Posten, die auf keiner Pricing Page stehen:

KI-Zuschläge (AI Surcharges) Trengo bewirbt seine KI-Features – HelpMate, Auto-Pilot – prominent. Was weniger prominent kommuniziert wird: Nach einem kleinen Freikontingent (ca. 50-100 KI-Conversations pro Monat) kostet jede weitere KI-gestützte Conversation zwischen 0,25 € und 0,30 €. Klingt nach Centbeträgen – bis du 500 KI-Conversations im Monat erreichst. Dann reden wir über 125-150 € extra. Pro Monat. Hochgerechnet aufs Jahr: 1.500-1.800 € nur für die KI-Nutzung. Besonders tückisch: Genau die Automatisierung, die dir Agenten-Zeit sparen soll, produziert eigene variable Kosten.

Zusätzliche Nutzer Brauchst du mehr als die inkludierten 10 oder 20 User, zahlst du pro zusätzlichem Kopf 25 bis 50 € monatlich. Bei einem 25-köpfigen Support-Team im Pro-Plan kommen so nochmal 125-250 € drauf – jeden Monat.

Voice/Telefonie Eingehende Anrufe sind im System oft kostenlos, aber ausgehende Telefonate kosten pro Minute – Trengo nutzt im Hintergrund Twilio als VoIP-Anbieter. Im Boost- und Pro-Plan ist Voice kein Standard, sondern ein Add-on. Wenn Telefonie für dein Team zum Tagesgeschäft gehört, ist das ein Kostenpunkt, den du separat einplanen musst.

Das Wallet-System: Auto-Top-Up und WhatsApp-Kosten

Ein Detail, das selbst erfahrene SaaS-Einkäufer überrascht: Kosten für WhatsApp, SMS und Voice werden bei Trengo nicht am Monatsende abgerechnet, sondern über ein Prepaid-Guthaben – die sogenannte „Balance".

Ist das Guthaben leer, greift die Auto-Top-Up-Funktion: Trengo bucht automatisch nach – laut Billing Policy mit einer Standard-Obergrenze von bis zu 500 € pro Nachladung – damit der Betrieb nicht stoppt. Das passiert ohne manuelle Freigabe, sofern du es nicht aktiv deaktivierst. Für die Buchhaltung ein Albtraum, weil plötzlich dreistellige Abbuchungen auf dem Konto auftauchen, die niemand freigegeben hat. Wer das Wallet-System nicht von Tag eins konfiguriert, verliert die Kostenkontrolle.

WhatsApp-Kosten: Marketing vs. Service Trengo reicht die Meta-Kosten für WhatsApp 1:1 durch – kein Markup, das ist fair. Aber: Nicht jede WhatsApp-Nachricht kostet gleich viel. Marketing-Templates (Newsletter, Kampagnen) sind bei Meta deutlich teurer als Service-Conversations (Inbound-Antworten innerhalb des 24-Stunden-Fensters, die oft kostenlos sind). Wenn du WhatsApp primär als Marketing-Kanal nutzt – und genau das tun die meisten E-Commerce-Brands – musst du die Meta-Kosten pro Kampagne realistisch kalkulieren. Das sind schnell 200-400 € extra pro Monat, bevor Trengo überhaupt einen Cent verdient.

Was Trengo-Nutzer berichten: Preiserhöhungen und Frust

Neben den Strukturkosten gibt es Erfahrungswerte aus der Community, die du kennen solltest. Und die findest du nicht auf der Trengo-Website – dafür aber auf Bewertungsportalen wie G2 und Capterra.

Erzwungene Upgrades und verdoppelte Preise: Der verifizierte Capterra-Reviewer Giacomo M. berichtete, dass sich sein monatlicher Preis nach einer Modellumstellung verdoppelt hat – bei gleichzeitig gedeckelten Conversations. Er ist kein Einzelfall. Die Reviews auf G2 zeichnen ein konsistentes Bild: Wer vorher ein günstiges Legacy-Paket hatte, wurde in die neuen Pläne migriert. Ohne Opt-out, ohne Bestandsschutz.

Für dich als Entscheider heißt das: Kalkuliere nicht nur mit dem heutigen Preis. SaaS-Anbieter, die einmal ihr Modell radikal ändern, tun es erfahrungsgemäß wieder. Rechne einen Puffer von 15-20 % auf die aktuelle Preisstruktur, wenn du langfristig planst.

Performance bei hohem Volumen: Enterprise-User berichten vereinzelt von Lags bei sehr hohem Nachrichtenaufkommen. Wenn du 10.000+ Nachrichten am Tag verarbeitest, solltest du das in einer Testphase validieren – nicht erst dann, wenn dein Black-Friday-Traffic das System an die Wand fährt.

Trengo Kosten in der Praxis: Ein Rechenbeispiel

Theorie ist das eine. Hier ein konkretes Szenario für einen typischen D2C-Shop im DACH-Raum:

Setup: Mittelgroßer Fashion-Shop, 8 Support-Agents, ca. 40 Tickets pro Tag, 3 WhatsApp-Kampagnen pro Woche (je 500 Empfänger), KI-Automation für FAQs aktiv.

Über 14.000 € im Jahr. Davon stehen nur 5.988 € auf der Pricing Page. Der Rest – mehr als die Hälfte – sind variable Kosten und Add-ons, die du erst merkst, wenn die erste Rechnung kommt. Oder wenn das Auto-Top-Up zuschlägt.

Fairerweise: Trengo verlangt dafür keine Einrichtungsgebühr. Bei Konkurrenten wie Intercom oder Zendesk kannst du schnell 500-1.000 € nur für das Setup einplanen. Das relativiert den Gesamtpreis – ein wenig.

Für wen lohnt sich Trengo – und für wen nicht?

Trengo ist kein schlechtes Tool. Es ist ein Omnichannel-Posteingang für den Mittelstand, der seinen Job macht. DSGVO-konform, in Europa gehostet, ohne Setup-Kosten. Aber nicht für jeden gleich gut.

Trengo passt, wenn du:

• Ein Team zwischen 10 und 20 Agents hast, das E-Mail, WhatsApp, Live-Chat und Social Media in einem Posteingang bündeln will
• DSGVO-Konformität mit europäischem Hosting brauchst (AWS Frankfurt) und kein Risiko mit US-Anbietern eingehen willst
• Hauptsächlich Inbound-Support machst und wenig Outbound-Kampagnen fährst
• Salesforce oder Microsoft Dynamics im Einsatz hast und eine direkte Integration brauchst

Trengo passt eher nicht, wenn du:

• Ein kleines Team (2-5 Leute) bist und nicht für 10 ungenutzte Seats zahlen willst
• WhatsApp als Kernkanal für Retention, Loyalty-Kampagnen und Marketing nutzt – nicht nur für reaktiven Support
• Outbound-Kampagnen fährst, die das 7-Tage-Fenster regelmäßig sprengen und dein Conversation-Kontingent auffressen
• Eine tiefe Integration in deinen E-Commerce-Stack brauchst (Shopify, WooCommerce, Shopware) statt eines generischen Posteingangs
• Volle Kostenkontrolle brauchst und keine Lust hast, ein Wallet-System mit Auto-Top-Up zu managen

Häufige Fragen zu Trengo Preisen

Was kostet Trengo monatlich?

Der Boost-Plan kostet 299 €/Monat (jährlich) bzw. 349 € (monatlich), der Pro-Plan 499 €/Monat (jährlich) bzw. 599 € (monatlich). Der Enterprise-Plan wird individuell verhandelt. Hinzu kommen variable Kosten für KI-Nutzung, Extra-User, Voice und Conversation-Überschreitungen – realistisch 30-50 % on top.

Gibt es eine kostenlose Version von Trengo?

Nein. Trengo bietet keinen dauerhaft kostenlosen Plan an. Es gibt eine zeitlich begrenzte Testphase (Trial), danach beginnt der Einstieg bei 299 €/Monat mit 10 fest gebuchten Nutzerplätzen.

Was zählt bei Trengo als eine „Conversation"?

Eine Conversation ist jede ausgehende Nachricht oder Antwort auf eine eingehende Anfrage. Sie gilt für ein 7-Tage-Fenster. Schreibt der Kunde nach Ablauf dieser 7 Tage erneut, wird das als neue, kostenpflichtige Conversation gezählt.

Verfallen ungenutzte Conversations am Monatsende?

Kommt auf den Vertrag an. Bei Monatsverträgen verfallen ungenutzte Conversations am Monatsende. Bei Jahresverträgen gibt es eine Carry-Over-Regelung: Du kannst ungenutzte Conversations innerhalb des Jahreszyklus in den Folgemonat mitnehmen.

Muss ich für WhatsApp-Nachrichten bei Trengo extra zahlen?

Ja. Trengo reicht die Meta-Kosten für die WhatsApp Business API 1:1 durch – ohne eigenen Aufschlag. Marketing-Templates (Kampagnen, Newsletter) sind dabei deutlich teurer als Service-Conversations. Diese Kosten laufen über das Wallet-System und kommen auf den Planpreis obendrauf.

Gibt es bei Trengo eine Einrichtungsgebühr?

Nein. Trengo erhebt keine Setup-Fee – 0 € Einrichtungskosten, egal welcher Plan. Im Vergleich zu Enterprise-Lösungen, die vierstellige Onboarding-Gebühren verlangen, ist das ein klarer Pluspunkt.

Wie funktioniert das „Balance"-System bei Trengo?

Trengo nutzt ein Prepaid-Guthaben (Balance) für Drittanbieter-Kosten wie WhatsApp, SMS und Voice. Ist das Guthaben aufgebraucht, greift die Auto-Top-Up-Funktion. Die Abrechnung erfolgt nicht am Monatsende, sondern in Echtzeit über dieses Wallet.

Was ist das „Auto-Top-Up" bei Trengo?

Auto-Top-Up ist eine Funktion, die bei leerem Wallet-Guthaben automatisch nachbucht – laut Billing Policy mit einer Standard-Obergrenze von bis zu 500 € pro Nachladung. Die Funktion ist standardmäßig aktiviert und muss manuell deaktiviert werden.

Ist Trengo DSGVO-konform?

Ja. Trengo hostet seine Infrastruktur in Europa (AWS Frankfurt) und wirbt aktiv mit DSGVO-Konformität. Für deutsche Unternehmen, die keine US-Tools mit unklarer Datenhaltung einsetzen wollen, ist das ein relevantes Kaufargument.

Lohnt sich der Trengo Boost Plan für kleine Teams?

Für Teams unter 5 Personen ist der Boost-Plan oft unwirtschaftlich. Du zahlst 299 €/Monat für 10 fest inkludierte Nutzerplätze – egal, ob du 2 oder 10 davon besetzt. Dazu kommt: kein API-Zugang und keine benutzerdefinierten Rollen.

Sind die Preise für Trengo stabil?

Nicht unbedingt. Trengo hat sein Preismodell in der Vergangenheit grundlegend umgestellt. Der verifizierte Capterra-Reviewer Giacomo M. berichtete von einer Verdopplung seines Monatspreises. Wer langfristig plant, sollte einen Puffer von 15-20 % einkalkulieren.

Kann ich Trengo monatlich kündigen?

Ja, Trengo bietet Monatsverträge an. Allerdings sind diese rund 17-20 % teurer als der Jahresplan (Boost: 349 € statt 299 €, Pro: 599 € statt 499 €). Zudem verfallen bei Monatsplänen ungenutzte Conversations – bei Jahresplänen nicht.

Welche Alternative zu Trengo gibt es für E-Commerce?

Wer WhatsApp nicht nur für Support, sondern als aktiven Marketing- und Retention-Kanal nutzen will, findet mit Chatarmin eine spezialisierte Alternative aus dem DACH-Raum. Kein Seat-Zwang, keine Conversations-Limits, direkte Shop-Integrationen (Shopify, WooCommerce, Shopware). Preise gibt es bei Chatarmin im persönlichen Gespräch.

Fazit: Was kostet Trengo wirklich?

Die ehrliche Antwort: Zwischen 299 € und weit über 1.000 € im Monat – je nachdem, wie viele Agents, Conversations, KI-Features und WhatsApp-Kampagnen du tatsächlich brauchst. Die Pricing Page zeigt dir die Untergrenze. Die Obergrenze musst du dir selbst zusammenrechnen – und dabei das Wallet-System, die KI-Surcharges und die Overage-Gebühren nicht vergessen.

Trengo hat seinen Sweet Spot im klassischen Mid-Market-Support: Teams mit 10-20 Leuten, einen zentralen Posteingang, DSGVO-konformes Hosting und null Setup-Kosten. Dafür ist das Tool solide gebaut.

Wenn du aber aus dem E-Commerce kommst, WhatsApp als echten Umsatzkanal nutzen willst und eine Lösung suchst, die mit deinem Shop mitwächst – ohne Seat-Pauschalen, Conversations-Deckel und Auto-Top-Up-Überraschungen – dann lohnt sich ein Blick über den Tellerrand.

Wir bei Chatarmin haben uns genau auf diese Lücke spezialisiert: WhatsApp-Marketing und -Automation für E-Commerce-Brands im DACH-Raum. Preise gibt es bei uns bewusst nicht auf einer Pricing Page, sondern in einem persönlichen Gespräch – weil jeder Shop andere Anforderungen hat.

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Autor: Johannes Mansbart, Gründer von Chatarmin. Alle Preisangaben basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen, dem Trengo Help Center und Nutzer-Reviews auf G2/Capterra (Stand: 2025/2026). Änderungen vorbehalten.