WhatsApp-Chatbot: ein Leitfaden für Unternehmen (2025)

Die Verbreitung von Chatbots im Kundensupport & Sales hat die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Kunden interagieren, revolutioniert. Eine Plattform, die in den letzten Jahren erheblichen Anklang gefunden hat, ist WhatsApp, und damit auch Chatbots für WhatsApp. Mit seiner riesigen Nutzerbasis von 3 Milliarden pro Monat und mehr, ist WhatsApp zu einem integralen Bestandteil des täglichen Lebens der Menschen geworden. Jetzt nutzen Unternehmen die Kraft von WhatsApp-Chatbots, um die Kundenbindung zu verbessern und nahtlose Unterstützung zu bieten.

Da die üblichen Use-Cases für einen WhatsApp-KI-Chatbot im Sales & Support liegen, widmen wir uns in diesem Blog-Post:

• Den Anwendungsbereichen und Use-Cases deiner WhatsApp-Unternehmens-KI
• Den Kosten deines WhatsApp-KI-Chatbot
• Der Dauer, bis du mit deinem WhatsApp-KI für dein Unternehmen live gehen kannst
• Der DSGVO-Konformität von Chatarmins WhatsApp-KI-Chatbot-Lösung

Das Ziel dieses Blog-Posts ist, dass du über all diese Puntke Bescheid weißt, um deine Entscheidung über die Relevanz des Einsatzes deiner eigenen Unternehmens-WhatsApp-KI zu entscheiden.

Was ist ein WhatsApp-Chatbot?

Ein WhatsApp-Chatbot ist ein KI-gestütztes Werkzeug, das Unternehmen ermöglicht, die Kundenerfahrung zu verbessern, indem es kundenähnlichen Kundenservice auf der WhatsApp-Plattform bietet. Er funktioniert, indem er automatisch Kundenanfragen beantwortet, Umfragen durchführt und Benutzerattribute pflegt. Durch die Integration eines Chatbots in WhatsApp können Unternehmen die Kundenbindung auf eine völlig neue Stufe heben.

Wie funktioniert ein WhatsApp-Chatbot?

Die Funktionsweise eines WhatsApp-Chatbots ist ähnlich wie die eines Chatbots auf jedem anderen Messaging-Kanal. Wenn ein Benutzer eine Nachricht an ein Unternehmen auf WhatsApp Business sendet, nimmt der Chatbot die Nachricht auf, versteht den Kontext und liefert eine angemessene Antwort. Diese nahtlose Interaktion zwischen dem Kunden und dem Chatbot verbessert die gesamte Kundenerfahrung.

Hier siehst du, wie du mit dem Chatarmin Flowbuilder einen Chatbot erstellen kannst:

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Bedeutung des WhatsApp-Chatbots

Die Bedeutung von WhatsApp-Chatbots lässt sich aus verschiedenen Umfrageberichten und Statistiken ableiten. Laut Sprout Social gaben mehr als 80% der kleinen Unternehmen an, dass WhatsApp ihnen hilft, den Kundenservice zu verbessern und ihr Geschäft zu steigern. Zusätzlich ergab eine YouGov-Umfrage, dass 33% der Benutzer WhatsApp bevorzugen, weil sie nicht mehr lange auf die Beantwortung ihrer Anfragen warten müssen, wie es früher der Fall war, wenn sie Tickets auf der Website eines Unternehmens erstellten. Da WhatsApp zunehmend als Standardkommunikationsmittel genutzt wird, wird die Relevanz von WhatsApp-Chatbots zweifellos zunehmen.

Warum es bei WhatsApp kinderleicht ist, deinen Kunden die Entscheidungsfreiheit und Datenhoheit zu geben:

Möglichkeiten zur Nutzung von WhatsApp-Chatbots zur Kundenbindung

Unternehmen können WhatsApp-Chatbots auf verschiedene Arten nutzen, um ihre Kunden effektiv einzubinden. Schauen wir uns einige dieser Strategien an:

1. Sicherstellung von Omnichannel-Support
2. Bereitstellung von 24/7-Kundenbindung
3. Sicherstellung der Automatisierung des Kundenservice
4. Initiieren eines konversationsbasierten Bestellprozesses
5. Sicherstellung von kontextuellem Inhalt für personalisiertes Verkaufen
6. Automatisierung des Lead-Qualifizierungsprozesses
7. Ermöglichen von Online-Zahlungen
8. Sicherstellung von Post-Sale-Support
9. Ermöglichen einer Feedback-Schleife
10. Förderung von Treueprogrammen

Vorteile von WhatsApp-Chatbots

Die Integration von WhatsApp-Chatbots in deine Unternehmensmarketingstrategie bietet mehrere Vorteile:

• 24/7 automatisierter Kundensupport
• vielversprechende Lead-Qualifizierung
• Sofortige Reaktion auf Benutzer
• Automatisierung von Verkäufen
• Personalisierung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration eines WhatsApp-Chatbots in deine Unternehmensstrategie die Kundenbindung erheblich verbessern und die gesamte Kundenerfahrung optimieren kann. Indem Unternehmen die Kraft der KI nutzen, können sie den Kundensupport automatisieren, personalisierte Empfehlungen geben und Verkaufsprozesse optimieren. WhatsApp-Chatbots bieten zahlreiche Vorteile, darunter 24/7 Support, Lead-Qualifizierung, sofortige Antworten, Verkaufsautomatisierung und Personalisierung. Die Nutzung dieser Technologie kann Unternehmen im heutigen schnelllebigen digitalen Umfeld einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Wie erstellt man ein WhastApp Bot?

Ein WhatsApp-Chatbot hilft Unternehmen dabei, Kundenanfragen rund um die Uhr automatisiert zu beantworten, interne Teams zu entlasten und Prozesse effizienter zu gestalten. Die Einrichtung ist einfacher als gedacht – auch ohne Programmierkenntnisse. So gehst du vor:

1. Voraussetzungen schaffen

• Nutze die WhatsApp Business API (nicht die App) für professionelle Chatbot-Funktionalität
• Wähle eine DSGVO-konforme Lösung mit EU-Hosting
• Erstelle eine strukturierte Datenbasis mit FAQs, Produktinfos, Kundenwissen

2. Passenden Anbieter wählen

• No-/Low-Code-Plattformen wie Chatarmin, Superchat oder Botpress erleichtern den Einstieg
• Achte auf CRM-Integrationen, Analytics und einfache Bedienbarkeit

3. Ziele und Chat-Flows definieren

• Lege fest, was dein Bot leisten soll (z. B. Support, Buchung, Recruiting)
• Entwickle klare Gesprächsverläufe mit Triggern, Antwortknoten und Fallback-Optionen
• Integriere eine menschliche Übergabe, wenn nötig

4. Bot-Persönlichkeit gestalten

-Definiere Tonalität, Stil und evtl. Namen des Bots

• Nutze Emojis, Bilder oder Stickers für eine menschlichere Kommunikation

5. Testen und optimieren

• Teste auf Mobilgeräten & Desktop
• Analysiere Chatverläufe, Feedback und Absprungraten
• Optimiere laufend Inhalte, Keywords und Antworten

6. Veröffentlichung & Promotion

• Mach deinen Bot sichtbar per QR-Code, Website-Banner, Newsletter oder Social Ads
• Kommuniziere klar, wie der Chatbot hilft und wann echte Personen übernehmen

Zum vollständigen Artikel „WhatsApp Chatbot Erstellen – Einrichtungsanleitung 2025“

Quelle: Chatarmin Youtube

Chatarmin arbeitet zur praktischen Umsetzung dieser WhatsApp-KI-Chatbot-Projekten mit folgenden Tech-Infrastrukturen zusammen:

• Chatbase
• Ultimate.ai
• einem eigenen LLM (“Language learning model”) basierend auf der Technologie von OpenAI

Insbesondere der Launch der weltweit ersten ChatGPT-WhatsApp-Integration hat Aufsehen erregt. Alternative Anwendungs-Möglichkeiten wären Quizzes, Lead-Enrichment-Flows, oder Wissens-Datenbanken. Wir reden hier von Service- und Gamification-Projekten, oder Digital-Initiativen wie Wissens-Datenbanken, Tourguides und Co. Think “ChatGPT via WhatsApp”.

WhatsApp KI Chatbot Kosten: So viel kostet deine WhatsApp KI

Die Kosten für DSGVO-konformes WhatsApp unterteilen sich in- Kosten für die Nutzung der Whatsapp-Business-Platform (80%)- Kosten für die Nutzung des WhatsApp-Marketing-Tools (20%)Die WhatsApp-Business-Kosten findest du hier im Detail beschrieben und werden folgendermaßen von META (ehemals Facebook) abgerechnet:

• 1.000 gratis Konversationen pro Monat
• eine Konversation ist ein 24-stündiges Zeitfenster ab Chatstart
• je nach Länder-Vorwahl des Kunden, divergieren die Kosten
• je nach “Art der Konversation” divergieren die Kosten (Utility, Service, Marketing, Authentifizierung)

Üblicherweise werden 60-90% deines WhatsApp-Budgets in die Bezahlung der konversationellen Kosten der WhatsApp-Business-Platform anfallen. Lediglich 10-40% deines Gesamt-Budgets für die WhatsApp-KI für dein Unternehmen fließt an “Software Vendors” oder “Business Service Provider” wie Chatarmin.

Hier kannst du deine persönliche Budgetierung deines WhatsApp-KI-Chatbot anfordern:

Fordere hier die Kosten-Kalkulation deines WhatsApp-KI-Chatbot an!

Rechenbeispiele: Realistische Kosten-Einschätzung einer WhatsApp-KI für dein Unternehmen

Rechenbeispiel 1: 10.000 Bot-Anfragen/Monat, bei Standard-WhatsApp-Business-Platform-Kosten sowie Chatarmin-Paket “Smarter”, österreichischer Kosten-WhatsApp-Katalog

Für 10.000 Support-Anfragen monatlich bräuchtest du höchstwahrscheinlich 1-3 Mitarbeiter im Support.

Deine Kosten-Ersparnis beträgt mehrere tausende Euro, und das, bei skalierbarer und effizienterer, operativer Struktur.

Rechenbeispiel 2: 100.000 Bot-Anfragen/Monat, bei Standard-WhatsApp-Business-Platform-Kosten sowie Chatarmin-Paket “Smarter”

Für 100.000 monatliche Support-Anfragen bräuchtest du wahrscheinlich 3-8 Mitarbeiter. Diese kosten dich ein vielfaches der Chatarmin WhatsApp-KI-Chatbot-Lösung.

Wir hoffen, dass du dir nun mit unserem Sheet, oder mit obigen Tabellen, dein WhatsApp-KI-Chatbot Budget ausrechnen kannst.

Melde dich gerne bei uns, falls wir gemeinsam deinen Case rechnen sollen:

Johannes Mansbart

CEO & Co-Founder

Book a slot

WhatsApp KI Chatbot: So lange bis zur WhatsApp-KI für dein Unternehmen

Folgende Roadmap ist von der Chatarmin-Angebotsannahme bis zum “Go-Live” der WhatsApp-KI für dein Unternehmen realistisch:

30-minütiges Tech-Onboarding mit Chatarmin-Mitgründer Armin Daryabegi

• Registrierung des WABA in deiner META Business Suite
• Verifizierung der Telefonnummer, die dem WABA zugrunde liegt
• Erstellung eines Chatarmin-Accounts
• Synchronisierung des Chatarmin-Accounts mit dem WABA
• Kreditkarten-Zahlung der WhatsApp- sowie Chatarmin-Kosten

30-minütiges Produkt-Onboarding mit dem Chatarmin-Team

• Erstellung erster Flows
• Versendung erster Test-Kampagnen
• Training des eigenen Language-Learning-Models

Danach bist du de facto bereit, um mit deinem WhatsApp-KI-Chatbot los zu starten. Wichtig ist zu wissen, dass die WhatsApp-KI für dein Unternehmen immer weiter lernt, und mit der Zeit besser wird. Wir empfehlen also einen schnellen Launch und schrittweise Iterierung bei horizontaler und vertikaler Skalierung des Projekts.

BONUS: DSGVO-Konformität deines WhatsApp-KI-Chatbot

Es ist wichtig für Unternehmen, die WhatsApp Business Platform zu nutzen. Nur so kannst du sicherstellen, DSGVO-konform zu handeln, um die persönlichen Daten ihrer Kunden zu schützen.

Egal, ob du die WhatsApp Business-App oder die WhatsApp Business-Plattform (API) verwendest, es sollte angemessene Endkunden-Zustimmung eingeholt, Daten verantwortungsvoll behandelt und einfache Möglichkeiten zum Opt-out angeboten werden.

Hier findest du unseren Blogpost zur DSGVO-konformes WhatsApp sowie ein unser Statement zur DSGVO-Konformität von Chatarmin.

Bitte beachte, dass dieser Artikel Einblicke in die DSGVO-Konformität auf WhatsApp bietet, jedoch keine rechtliche Beratung darstellt. Für vollständige Informationen über rechtliche Verpflichtungen gemäß der DSGVO empfehlen wir die offizielle DSGVO-Website der Europäischen Kommission zu konsultieren.

Buche dir gerne hier deine persönliche Beratung zu deinem WhatsApp-KI-Chatbot: