15 WhatsApp Begrüßungstexte: Vorlagen für Unternehmen (2026)

WhatsApp Begrüßungstext Vorlagen sind unterschätzt. Die meisten Shops setzen sie liebloser auf als ihre E-Mail-Signaturen — dabei greift die Begrüßungsnachricht in dem Moment, in dem ein Kunde dich zum ersten Mal anschreibt. Sekunde 1. Maximale Offenheit. Höchste Conversion-Chance.

Und genau dort steht bei den meisten DACH-Shops, mit denen ich rede: „Danke für deine Nachricht, wir melden uns." Punkt.

Ich war selbst schuld an einer dieser Vorlagen — bei einem früheren Projekt, vor Chatarmin. Drei Monate hat die so dagestanden. Dann haben wir A/B getestet gegen eine Variante mit konkretem Self-Service-Routing. Die Antwortquote auf den ersten Lead-Touch verdoppelte sich.

In diesem Guide bekommst du:

• 15 Vorlagen für jeden E-Commerce-Use-Case — sortiert nach Lead-Capture, Off-Hours, Sales-Hook, Q4-Stress und Reaktivierung
• Eine ehrliche Einordnung, was die WhatsApp Business App wirklich kann (und wo sie versagt)
• Schritt-für-Schritt-Anleitung — getrennt für iOS und Android
• KPIs, an denen du sehen kannst, ob deine Begrüßungsnachricht überhaupt funktioniert

Begrüßungsnachricht WhatsApp: Was sie wirklich ist (und was nicht)

Eine Begrüßungsnachricht ist eine automatische Antwort, die WhatsApp Business in zwei Fällen versendet:

1. Ein Kunde schreibt dich zum ersten Mal an.
2. Ein bestehender Kontakt meldet sich nach 14 Tagen Inaktivität wieder.

Das ist die zentrale Mechanik. Und sie wird ständig mit der Abwesenheitsnotiz verwechselt. Hier der Unterschied auf einen Blick:

Heißt konkret: Die Begrüßungsnachricht ist deine Eröffnung. Die Abwesenheitsnotiz ist dein Sicherheitsnetz. Beide haben unterschiedliche Jobs. Für eine ausführliche Anleitung zur zweiten Variante: 22 Vorlagen findest du in unserem Guide zur Abwesenheitsnotiz auf WhatsApp.

Mein Take: In den allermeisten Demos, die ich mit DACH-Shops führe, ist nur die Abwesenheitsnotiz aktiv. Die Begrüßung läuft auf „Standard" oder ist deaktiviert. Das ist verschenkt — gerade weil sie die einzige Nachricht ist, die garantiert jeder neue Lead bekommt.

Warum die Reaktionszeit über deinen Sale entscheidet

WhatsApp hat eine Open Rate von rund 85 % — verglichen mit 20–30 % bei E-Mail. Aber das ist nur die halbe Wahrheit. Wer geöffnet hat, erwartet auch eine Antwort. Sofort.

Die meistzitierte Studie zur Reaktionszeit ist Oldroyd, McElheran & Elkington im Harvard Business Review („The Short Life of Online Sales Leads", 2011 — alt, aber die Mechanik gilt unverändert). Kernergebnis aus über 2.200 untersuchten Unternehmen: Wer innerhalb von 5 Minuten auf einen Lead reagiert, hat eine 21× höhere Qualifikationsrate als jemand, der erst nach 30 Minuten antwortet. Bei WhatsApp wird daraus eine Frage von Sekunden.

Was bedeutet das für deine Begrüßungsnachricht? Sie muss drei Dinge in unter 30 Sekunden Lesezeit liefern:

• Bestätigung: Ja, deine Nachricht ist angekommen.
• Erwartung: Wann bekommst du eine echte Antwort?
• Aktion: Was kannst du in der Zwischenzeit tun? (Self-Service, Rabattcode, FAQ-Link)

Vorlagen, die nur Punkt 1 abhaken („Danke für deine Nachricht"), verschenken zwei Drittel der Wirkung.

15 WhatsApp Begrüßungstext Vorlagen zum Kopieren

Hier sind 15 Vorlagen, sortiert nach E-Commerce-Use-Case. Du kannst sie 1:1 kopieren oder als Grundgerüst nutzen. Platzhalter in [eckigen Klammern] ersetzt du durch deine eigenen Werte.

Kategorie 1: Erstkontakt & Lead-Capture

Diese drei Vorlagen sind für Kontakte gedacht, die dich zum ersten Mal anschreiben — via Click-to-WhatsApp Ad, QR-Code oder „wa.me"-Link.

Vorlage 1 — Klassisch-direkt:

Hi! 👋 Schön, dass du dich meldest. Ich bin [Name] von [Marke]. Wir antworten innerhalb von 2 Stunden — meistens schneller. Was kann ich für dich tun?

Vorlage 2 — Mit Self-Service-Routing:

Hey, willkommen bei [Marke]! Damit wir dir schneller helfen können: Antworte einfach mit der passenden Nummer:

1️⃣ Frage zu meiner Bestellung 2️⃣ Produktberatung 3️⃣ Retoure oder Reklamation 4️⃣ Etwas anderes

Wichtig: In der WhatsApp Business App passiert nach der „1" nichts automatisch — die Antwort muss manuell abgefangen werden. Echtes automatisches Routing braucht die API oder einen WhatsApp Flow.

Vorlage 3 — Mit konkretem nächsten Schritt:

Hi! Du bist hier richtig, wenn du [Produkt/Service] suchst. Ein Tipp vorab: Die meisten Fragen beantwortet unser kostenloser Guide [Link]. Hilft das schon weiter, oder sollen wir direkt reden?

Kategorie 2: Erstkontakt außerhalb der Geschäftszeiten

Spezialfall: Ein neuer Lead schreibt dich um 22:37 Uhr an. Deine Abwesenheitsnotiz greift — aber für Erstkontakte willst du noch mehr: Vertrauen aufbauen, statt nur zu vertrösten.

Vorlage 4 — Mit konkreter Antwortzeit:

Hi! Danke für deine Nachricht. Unser Team ist Mo–Fr von 9–18 Uhr für dich da — wir antworten dir spätestens am nächsten Werktag bis 11 Uhr. Versprochen.

Vorlage 5 — Mit Self-Service-Link:

Hey, du erreichst uns gerade nach Feierabend. In unserem Help Center [Link] findest du Antworten auf 80 % der Standard-Fragen. Falls deine Frage spezifischer ist: Wir melden uns morgen früh.

Vorlage 6 — Wochenend-Version mit Priorisierung:

Wochenende. 🌴 Unser Team gönnt sich eine Pause — aber wir lesen alles Montag früh. Falls dein Anliegen dringend ist (Bestellfehler, Lieferadresse): Schreib „DRINGEND" und wir priorisieren.

Kategorie 3: Mit Rabattcode oder Sales-Hook

Hier wird die Begrüßungsnachricht zum Mini-Verkaufskanal. Wer dich gerade angeschrieben hat, ist im Kauf-Modus. Eine generische Begrüßung killt die Energie sofort.

Vorlage 7 — Newsletter-Opt-in mit Rabattcode:

Hi! Du willst nichts verpassen? Trag dich in unseren WhatsApp-Newsletter ein und sicher dir 10 % auf deine erste Bestellung. Antworte mit „JA" — Code kommt sofort.

Vorlage 8 — First-Order-Discount:

Hey, willkommen bei [Marke]! Falls du noch nicht bei uns bestellt hast: Mit dem Code WELCOME15 bekommst du 15 % auf deinen ersten Einkauf. Gültig 7 Tage.

Vorlage 9 — Limited-Time-Offer:

Hi! Perfektes Timing — wir haben gerade [Aktion/Produkt-Launch]. Mehr Infos hier: [Link]. Falls du eine Frage hast, schreib einfach. Wir antworten in unter 2 Stunden.

Kategorie 4: Q4-Stress, Größenberatung und Restock-Anfragen

Wenn 80 % deiner WhatsApp-Anfragen sich zwischen Lieferzeit, Größe und Verfügbarkeit drehen — und das ist im DACH-E-Commerce der Standard-Fall —, brauchst du Vorlagen, die genau diese drei Themen sofort wegfangen.

Vorlage 10 — Lieferzeit vor Weihnachten:

Hi! Bestellung soll noch bis 24.12. da sein? Bestellungen bis [Datum, 12 Uhr] verschicken wir garantiert noch rechtzeitig. Schick uns deine Bestellnummer (#12345), wir checken den Status in unter 60 Sekunden.

Vorlage 11 — Größenberatung (Fashion):

Hey! Größe unsicher? Schick uns einfach deine Konfektionsgröße + ein Lieblingsstück von einer anderen Marke, das gut passt — wir empfehlen dir die passende Größe für [Marke] in unter 5 Minuten. Retoure brauchst du dann nicht.

Vorlage 12 — Restock / Back-in-Stock:

Hi! Suchst du ein bestimmtes Produkt, das gerade ausverkauft ist? Schick uns Name oder Artikelnummer — wir sagen dir, wann es wieder verfügbar ist und reservieren dir dein Stück.

Kategorie 5: Reaktivierung nach 14 Tagen Inaktivität

Diese Kategorie wird oft übersehen. Wenn ein bestehender Kontakt nach 14 Tagen wieder schreibt, greift die Begrüßungsnachricht erneut. Das ist deine Chance, ihn zurückzuholen.

Vorlage 13 — Schön, dass du wieder da bist:

Hi, schön von dir zu hören! Lange nicht gesprochen. 👀 Was kann ich für dich tun?

Vorlage 14 — Mit Win-Back-Angebot:

Hey, willkommen zurück! Seit deinem letzten Besuch haben wir [konkrete Neuerung — neue Kollektion, neues Feature, …]. Falls du reinschauen willst: Code BACK10 gibt dir 10 % auf alles. Gültig bis [Datum].

Vorlage 15 — Mit Reorder-Hook:

Hi! Schön, dass du dich meldest. Falls du dein letztes Lieblingsprodukt [Produktname] nachbestellen willst: einfach „NACHBESTELLEN" antworten, dann legen wir es dir in den Warenkorb.

Begrüßungsnachricht einrichten — Schritt für Schritt

Die WhatsApp Business App bietet eine eingebaute Funktion für genau diesen Use Case. Für den Einstieg reicht das — aber lies weiter, denn die App stößt schnell an Grenzen. Dazu gleich mehr.

Anleitung für Android

1. Öffne die WhatsApp Business App.
2. Tippe auf die drei Punkte oben rechts.
3. Wähle Unternehmenstools → Begrüßungsnachricht.
4. Aktiviere den Schalter „Begrüßungsnachricht senden".
5. Tippe auf das Stift-Symbol und bearbeite den Text.
6. Unter Empfänger wählst du, wer die Nachricht erhält:
   • Alle (empfohlen)
   • Alle außer einigen (z.B. Bestandskunden ausschließen)
   • Nur an bestimmte Kontakte
7. Speichern. Fertig.

Anleitung für iOS

1. Öffne die WhatsApp Business App.
2. Tippe unten rechts auf Einstellungen.
3. Wähle Unternehmenstools → Begrüßungsnachricht.
4. Aktiviere „Begrüßungsnachricht senden".
5. Tippe in das Textfeld und bearbeite die Nachricht.
6. Unter Empfänger wählst du:
   • Alle
   • Alle außer einigen
   • Nur an bestimmte Kontakte
7. Oben rechts auf „Speichern" tippen. Fertig.

In beiden Fällen unter 2 Minuten erledigt.

Profi-Tipp: Teste deine Begrüßungsnachricht, indem du dich von einem anderen Account aus selbst anschreibst. Klingt banal — wird aber regelmäßig vergessen. Tippfehler in der Begrüßungsnachricht sind der schnellste Weg, einen Lead zu verlieren.

Die 3 harten Limits der Business-App-Begrüßung

Jetzt der Counterpoint. Die Begrüßungsnachricht in der WhatsApp Business App ist solide für Solo-Gründer und Shops mit kleinem Anfragevolumen. Sobald du wächst, stößt du an drei harte Wände:

Limit 1: Nur EINE Begrüßungsnachricht für alle.

Du kannst keine unterschiedlichen Nachrichten für neue Leads vs. zurückkehrende Kunden vs. spezifische Quellen (Instagram, Google, QR-Code, Click-to-WhatsApp Ad) hinterlegen. Eine Nachricht, alle Kontakte. Punkt. Wer differenzieren will, geht leer aus.

Limit 2: Keine Wenn-Dann-Logik.

„Wenn der Kunde 'Bestellung' schreibt, leite zu Use Case A. Wenn 'Retoure', dann zu B." Das geht in der App nicht. Die Begrüßungsnachricht ist statisch — ein Block Text, der für alle Eventualitäten herhalten muss. Wer echte Routing-Logik will, braucht echte Automation.

Limit 3: Handy-Abhängigkeit.

Die App läuft auf einem Smartphone. Handy aus oder offline? Keine Begrüßungsnachricht. Mehrere Mitarbeiter im Support? Geht nicht — ein Gerät, ein Login. Team-Zugriff? Fehlanzeige.

Mein Take: Wenn deine WhatsApp-Anfragen pro Tag noch in einstellige Zahl passen, ist die App in Ordnung. Sobald du regelmäßig zweistellige Anfragen pro Tag hast — und das ist im DACH-E-Commerce ab etwa 500.000 € Jahresumsatz Standard —, wird die App zum Bottleneck. Spätestens dann lohnt sich der Wechsel.

Business App, Premium oder API — was brauchst du wirklich?

Zwischen kostenloser App und voller API gibt es seit 2024 noch einen dritten Weg: WhatsApp Business Premium. Das Abo (ca. 5–10 € pro Monat, in DACH noch nicht überall verfügbar) erlaubt bis zu 10 verknüpfte Geräte (1 Smartphone + 10 Desktops, keine Tablets) und Chat-Zuweisung im Team. Was Premium nicht löst: die statische, einzige Begrüßungsnachricht. Das Limit 1 von oben bleibt.

Für echtes Skalieren brauchst du die WhatsApp Business API. Hier der direkte Vergleich:

Wichtige 2026-Updates, die viele übersehen:

• Service-Nachrichten innerhalb des 24-Stunden-Fensters sind kostenlos. Reagiert ein Kunde auf deine Begrüßung, antwortest du in den nächsten 24 Stunden ohne Meta-Gebühr. Auch Versandupdates, Bestätigungen und Auto-Replies fallen in dieses Fenster.
• CTWA-Ads öffnen ein 72-Stunden-Fenster. Wer über Click-to-WhatsApp-Anzeigen (Facebook/Instagram) reinkommt, ist 72 Stunden lang kostenfrei kontaktierbar — auch mit Marketing-Templates.
• Meta hat allgemeine KI-Bots verboten. Seit 15. Januar 2026 sind „General-Purpose AI Chatbots" auf WhatsApp Business untersagt. Aufgabenspezifische Bots (Support, Bestellstatus, Produktberatung) sind weiterhin erlaubt — aber sie müssen einen klaren Geschäftszweck haben.

Was das in Zahlen heißt: Eine unserer Kampagnen lief mit 420 Empfängern für 16 € Meta-Kosten — und brachte 4.305 € Revenue aus 50 Bestellungen. Solche ROI-Zahlen siehst du nur, wenn die Begrüßungsnachricht in einen sauberen Flow eingebettet ist — nicht als isolierter Textblock auf einem Handy. Mehr echte Zahlen aus dem DACH-Raum findest du in unseren Case Studies.

Wie misst du den Erfolg deiner Begrüßungsnachricht?

Das hier ist die Frage, die sich am seltensten jemand stellt — und an der die meisten scheitern. Drei KPIs, die du dir ab Tag 1 anschauen solltest:

• Antwortquote auf den ersten Touch: Wie viele Kontakte reagieren überhaupt auf die Begrüßung? Realistisch sind 30–60 %, abhängig von Branche und Vorlagen-Qualität.
• Conversion-Rate mit vs. ohne Sales-Hook: Vorlage 7 (Newsletter-Opt-in) vs. Vorlage 1 (klassisch) gegeneinander testen. Bei E-Commerce-Shops liegt der Uplift mit Code oft bei 2–3×.
• Average Response Time deines Teams: Die Begrüßungsnachricht setzt die Erwartung („wir antworten in 2 Stunden") — wenn ihr in der Realität 8 Stunden braucht, war die Nachricht ein Lügen-Versprechen.

Ohne Tracking sind das alles Bauchgefühle. Mit der Business App geht das nur eingeschränkt — die Premium-Version bringt rudimentäre Analytics, die API liefert das volle Bild. Falls du vorab grob abschätzen willst, was WhatsApp bei deinem Volumen einspielen könnte, hilft unser WhatsApp ROI-Rechner in 2 Minuten zu einer ersten Hausnummer.

Fazit: Deine Begrüßungsnachricht ist dein 24/7-Verkäufer

Die meisten Unternehmen behandeln Begrüßungsnachrichten als Pflichtprogramm. Das ist falsch. Eine gute Begrüßung ist dein erster Verkäufer — sie greift in dem Moment, in dem der Kunde am offensten ist, und entscheidet, ob er bleibt oder weiterzieht.

Drei Dinge zum Mitnehmen:

• Die Mechanik: Erstkontakt oder 14 Tage Inaktivität. Plane für beide.
• Die Vorlagen: Direkt, konkret, mit Aktion. „Danke für deine Nachricht" reicht nicht.
• Die Grenzen: Die Business App ist Einstieg. Wer skaliert, braucht die API.

Wenn du die WhatsApp-Begrüßung als das siehst, was sie ist — nämlich der erste Touchpoint auf einem Kanal mit 85 % Open Rate —, hast du den Hebel verstanden. Jetzt brauchst du nur noch das Tool, das mit dir mitwächst.

Dein nächster Schritt:

👉 Buch dir eine Demo — wir zeigen dir live, wie automatisierte Begrüßungsnachrichten für E-Commerce-Brands aussehen. Kein Pitch-Deck. Echte Einblicke.

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FAQ: Häufige Fragen zu WhatsApp-Begrüßungstexten

Wann wird die WhatsApp-Begrüßungsnachricht ausgelöst?

Bei Erstkontakt oder wenn ein bestehender Kontakt nach mindestens 14 Tagen Inaktivität wieder schreibt. Beide Fälle triggern die Nachricht automatisch.

Was ist der Unterschied zwischen Begrüßungsnachricht und Abwesenheitsnotiz?

Die Begrüßungsnachricht greift bei Erstkontakt oder nach 14 Tagen Pause. Die Abwesenheitsnotiz greift außerhalb deiner Geschäftszeiten — unabhängig davon, ob der Kunde neu oder bekannt ist.

Wie lang darf eine WhatsApp-Begrüßungsnachricht sein?

Technisch erlaubt WhatsApp bis zu 1.024 Zeichen. Best Practice für die Begrüßung: unter 250 Zeichen, damit der Kunde sie ohne Scrollen lesen kann. Längere Nachrichten wirken auf dem Sperrbildschirm wie eine Wand und werden weggewischt.

Kann ich mehrere Begrüßungsnachrichten in der WhatsApp Business App speichern?

Nein. In der Business App und im Premium-Abo ist nur eine Begrüßungsnachricht für alle Kontakte aktivierbar. Wer differenzieren will (z.B. nach Quelle, Segment oder Anliegen), braucht die WhatsApp Business API.

Wie oft erhält ein Kunde die Begrüßungsnachricht?

Einmal bei Erstkontakt. Danach erst wieder, wenn der Kunde 14 Tage lang nicht geschrieben hat. So vermeidest du, dass aktive Kunden bei jedem Chat dieselbe Begrüßung sehen.

Funktioniert die Begrüßungsnachricht auch in Gruppenchats?

Nein, die Funktion greift ausschließlich in Einzelchats. WhatsApp verschickt sie nicht in Gruppen oder Broadcast-Listen.

Kostet die Begrüßungsnachricht in WhatsApp Business etwas?

Nein, in der WhatsApp Business App ist die Funktion kostenlos. Bei der WhatsApp Business API hängt es vom Template-Typ ab: Service-Nachrichten innerhalb des 24-Stunden-Fensters sind gratis, Marketing-Templates kosten in Deutschland 0,1131 € pro Nachricht, in Österreich und der Schweiz rund 0,05 €.

Werden Begrüßungsnachrichten als Marketing- oder Service-Nachrichten gezählt?

Kommt drauf an. Reagiert der Kunde zuerst (er schreibt dich an), öffnet sich das 24-Stunden-Service-Fenster — alles innerhalb dieser Zeit ist Service und damit kostenlos. Erst wenn du nach 24 Stunden eigeninitiativ schreibst, wird daraus eine kostenpflichtige Marketing- oder Utility-Nachricht.

Funktioniert die Begrüßungsnachricht auch bei Click-to-WhatsApp-Ads?

Ja. Wer über eine Click-to-WhatsApp-Anzeige reinkommt, löst die Begrüßungsnachricht aus — und du hast danach 72 Stunden Zeit, kostenfrei nachzulegen, auch mit Marketing-Templates. Genau deshalb ist die CTWA-Begrüßung eine der lukrativsten Stellen, um zu optimieren.

Was passiert, wenn mein Handy offline ist?

In der Business App: Nichts. Die Nachricht wird nicht verschickt, solange das Gerät offline ist. Bei einer API-Lösung läuft die Begrüßung serverbasiert und unabhängig vom Smartphone.

Sind WhatsApp-Begrüßungsnachrichten DSGVO-konform?

Kommt drauf an. In der Business App ist die automatische Adressbuch-Synchronisation ein Risiko — Daten von Nicht-WhatsApp-Nutzern landen auf Meta-Servern. Rechtssicher ist nur die Nutzung über die WhatsApp Business API mit AVV und EU-Server.

Darf ich KI für meine Begrüßungsnachricht nutzen?

Ja — solange der Bot einen klaren geschäftlichen Zweck hat. Seit 15. Januar 2026 verbietet Meta „General-Purpose AI Chatbots". Aufgabenspezifische Bots für Support, Bestellstatus oder Produktberatung sind weiterhin erlaubt.