Klarna-Streitfälle fristgerecht beantworten, ohne Merchant Portal.

Klarna und armincx: Verbindung, Streitfall-Tickets und KI-Aktionen

Die Klarna-Integration von armincx holt deine Klarna-Streitfälle in die Inbox: Jeder Streitfall wird zum Ticket, und dein Team oder der KI-Agent beantwortet ihn dort, ohne ins Merchant Portal zu wechseln. Dazu gehören Rückbuchungen, Reklamationen und Nachweisanforderungen bei Kunden, die mit Klarna bezahlt haben.

Die Verbindung

Du brauchst Zugangsdaten zur Klarna Disputes API, also API-Benutzername und Passwort, für jedes Händlerkonto. Dein Klarna-Konto muss für das Streitfall-Management freigeschaltet sein.

Unter Integrationen wählst du Klarna, vergibst auf Wunsch einen Anzeigenamen und trägst die Zugangsdaten ein. Mit „Test connection“ prüfst du die Verbindung. Für mehrere Händlerkonten, etwa eines pro Shop oder Region, wiederholst du den Schritt.

So entstehen die Tickets

Streitfälle erscheinen außerdem im Kundenpanel jedes Tickets dieses Kontakts, neben den normalen Gesprächen.

Wie schnell neue Streitfälle ankommen

Hat Klarna für dein Händlerkonto Webhooks freigegeben, richtet armincx sie beim Verbinden automatisch ein, und neue Streitfälle kommen nahezu in Echtzeit an. Ohne Webhooks gleicht armincx regelmäßig im Hintergrund ab, dann dauern Updates länger. Der erste Abgleich einer neuen Verbindung kann einige Stunden dauern.

Was der KI-Agent kann

Für deine KI-Agenten gibt es lesende und ändernde Aktionen:

• Lesen: die Streitfälle eines Kunden über seine E-Mail-Adresse finden und den aktuellen Stand direkt bei Klarna laden, inklusive der gerade erlaubten Aktionen
• Ändern: Nachweis einreichen, mit PDF-Anhängen aus dem Ticket; Streitfall annehmen; Einspruch einlegen

Streitfall annehmen braucht standardmäßig eine Freigabe durch dein Team. Schlägt der Agent beim Nachweis eine Teilerstattung vor, wartet auch diese auf Freigabe.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du in unserer Dokumentation.

Was Klarna für einen Nachweis verlangt

Klarna gibt den Rahmen für Nachweise genau vor. armincx zeigt im Formular nur die Felder, die Klarna für den jeweiligen Streitfall verlangt.

• Angaben je nach Grund: etwa ob die Bestellung versendet wurde, Tracking-Daten oder ob eine Rücksendung angekommen ist
• Belege: nur PDF, bis 7 MB pro Datei und bis zu 10 Dateien pro Einreichung, jede Datei mit kurzer Beschreibung
• Teilerstattung: optional, direkt mit dem Nachweis

Lege dir die üblichen Belege vorher bereit: Rechnung, Zustellbestätigung und deine Rückgaberichtlinie.

Drei Aktionen, und was Klarna nicht kennt

Welche Aktion gerade erlaubt ist, hängt von der Phase des Streitfalls ab.

Nachrichten im Streitfall, Vergleichsangebote und Eskalationen bietet Klarna nicht an. Den Kunden erreichst du über die normale Antwort im Ticket.

Regeln für den KI-Agenten

Gib dem Agenten klare Vorgaben: vor jeder ändernden Aktion den aktuellen Stand bei Klarna laden, Tracking-Felder aus den Bestelldaten von Shopify oder deiner Fulfillment-Integration füllen und Nachrichten an den Kunden über die normale Ticket-Antwort schicken. Lass die Annahme immer freigabepflichtig.

Damit der Agent sofort loslegt, startest du ihn mit dem Trigger „Dispute indexed“, gefiltert auf Klarna und auf Status wie „Needs your response“.

Wann sich Klarna in armincx auszahlt

Die Integration richtet sich an Shops, die Klarna als Zahlungsart anbieten und ihren Kundenservice mit armincx machen.

Wenn Fristen im Merchant Portal untergehen

Wer das Merchant Portal nur ab und zu öffnet, riskiert, die Antwortfrist zu verpassen. Mit armincx steht der Streitfall als Ticket in der Inbox, die dein Team ohnehin jeden Tag bearbeitet.

Wenn die Versanddaten im Shop liegen

Je nach Grund fragt Klarna nach Versand und Tracking. Weise den KI-Agenten an, diese Felder mit den Bestelldaten aus Shopify oder deiner Fulfillment-Integration zu füllen.

Wenn du Klarna und PayPal anbietest

Auch PayPal-Streitfälle landen mit der PayPal-Integration als Tickets in armincx. Beide tragen den Tag dispute, eine Ansicht zeigt dir alle offenen Streitfälle auf einen Blick.

Was kostet die Klarna-Integration?

Die Klarna-Integration ist Teil von armincx. Für die Verbindung brauchst du ein Klarna-Händlerkonto mit Zugang zur Disputes API und freigeschaltetem Streitfall-Management.

Was armincx für dein Team kostet, hängt von deinem Ticketvolumen und den Kanälen ab, die du nutzt. Im Gespräch rechnen wir dein Setup durch.