Wie hat Babossa armincx aufgesetzt?
Der Kundenservice aller Brands sollte in einem System laufen, sauber nach Themen sortiert und mit möglichst wenig Handarbeit. Bei der Integration aller Systeme und der Migration aus den beiden alten Ticketsystemen hat unser Team Babossa komplett unterstützt.
Schritt 1: Kanäle, Brands & Pickware anbinden
Zuerst hat Babossa alle 5 Kanäle in armincx verbunden, von den 10 E-Mail-Postfächern über Instagram und TikTok bis zum Kontaktformular der Website. Alle 7 Brands laufen im selben Account, und jedes Ticket ist automatisch der richtigen Marke zugeordnet. Parallel hat Babossa ERP und Shopsystem angebunden, damit armincx auf Rechnungen und Produktdaten zugreifen kann. Jeder Mitarbeiter aus dem Customer Care erhält einen eigenen Zugang.
Schritt 2: KI trainieren
Dann wurde die KI mit dem Wissen aller 7 Brands trainiert. Die Basis bilden die Websites, die Produktdaten aus ERP und Shopsystem sowie Anleitungen zu Grills und Zubehör. Für die häufigsten Fragen hat das Team Q&A-Paare hinterlegt. Pro Brand hat Babossa außerdem Tone of Voice und Eskalationsregeln festgelegt, damit heikle Fälle wie Reklamationen direkt bei einem Menschen landen.
Schritt 3: Tags und Routing-Regeln einstellen
Für das Routing hat Babossa mehrere Tags angelegt, eines pro Thema, zum Beispiel „Grillberatung“ oder „Reklamation & Ersatzteile“. Die KI liest jede eingehende Nachricht und setzt automatisch das passende Tag. Für jedes Tag gibt es eine eigene Inbox-View und eine Routing-Regel, die festlegt, welcher Mitarbeiter das Ticket bekommt. armincx unterstützt die Mitarbeiter je nach Bedarf mit automatischen Reply-Drafts. 
Schritt 4: Workflows übernehmen die Routine
Auch Routinethemen wie Rechnung oder Bestellstatus bekommen ein eigenes Tag, das dann den passenden Workflow startet. Alles, was standardisiert ist, automatisiert Babossa über Workflows. Im Builder folgt jeder Workflow demselben Muster: Ein Tag triggert ihn, armincx zieht die nötigen Daten, schickt die Antwort an den Kunden und schließt das Ticket vollautomatisch.
So werden Routinethemen über Workflows gelöst:
→ Tag „Rechnung“ → Workflow zieht das PDF aus Pickware → Rechnung geht als Anhang an den Kunden → armincx schließt das Ticket
→ Tag „Bestellstatus“ → Order-Lookup → Status und Tracking-Link gehen an den Kunden → armincx schließt das Ticket
Diese Tickets erledigt armincx von Anfang bis Ende selbst. Das Customer-Care-Team gewinnt damit Kapazität für die Anfragen, bei denen Beratung zählt, von der Außenküche bis zum teuren Grill.
