Eine wichtige Voraussetzung Whatsapp für die Vereinbarung von Terminen oder das Versenden von Terminerinnerungen einzusetzen ist, dass der Kunde bereits Kontakt mit deinem Unternehmen via Whatsapp hat.
Was sind Whatsapp Erinnerungsnachrichten?
Zeit ist bekanntlich Geld. Je länger es also dauert, bis ein Termin oder auch nur ein Gespräch zustande kommt, desto mehr Geld und natürlich Zeit können verschwendet sein.
Whatsapp als einer der beliebtesten Messenger Dienste unter den Kunden, Patienten und Interessenten für dein Angebot, hilft dir mit seinen Tools für Termine, Erinnerungen an Termine oder einfache Nachrichten für eine zukünftige Terminplanung, Wartezeiten zu verkürzen und allen Beteiligten damit Geld und wertvolle Lebenszeit zu sparen.
Whatsapp Erinnerungsnachrichten sorgen bei deinen Kunden für das gute Gefühl, dass du an sie denkst und ihnen Planungen abnimmst. Du ermöglichst ihnen eine Terminbuchung passend zu ihrer alltäglichen Zeiteinteilung und kannst per Whatsapp diesen Wunschtermin sofort bestätigen, einen Ersatztermin anbieten oder auch den Kunden, nach Wunsch, auf eine Warteliste setzen.
Whatsapp Nachrichten für Termine, Erinnerungen, Aufgaben oder Benachrichtigungen anderer Art verkürzen Reaktionszeiten, weil diese App auf den Endgeräten aller Menschen vorhanden ist, welche mit dir und deinem Unternehmen in Kontakt kommen möchten.
Die Vorteile von Whatsapp in der Terminplanung
Du denkst beim Thema Terminbuchungen an deinen nächsten Arztbesuch, überlegst, ob es wieder Zeit ist, per Whatsapp deinen Friseur anzufragen oder wann dein Auto das nächste Mal einen der regelmäßigen Termine in der Werkstatt wahrnehmen muss?
Dann denkst du zu kurz, denn Terminplanung in Whatsapp reicht von der Erinnerung an eine notwendige Antwort an einen Kunden bis hin zum Versenden von Mahnungen. Nachrichten mit Terminen können deine Kunden bei der Stange halten - ein kurzes Stay tuned, der Termin der nächsten Präsentation einer Neuerung und schon hast du die Aufmerksamkeit deiner Zielgruppe wiedergewonnen.
Termine und Terminerinnerungen in verschiedenen Systemen zu organisieren, fällt mit Whatsapp und den Integrationsmöglichkeiten von Chartarmin weg.
Terminbuchungen über Whatsapp steuern
So wie Hotels und Flugzeuge heute ihre Verfügbarkeiten online zur Verfügung stellen und ihre Kunden auf unterschiedlichen Plattformen diese direkt buchen können, so kannst auch du deine Kunden, Patienten oder Interessenten einladen, ihren Wunschtermin direkt zu blockieren.
Dadurch, dass deine Kunden dein Tool für ihre Terminplanung nutzen, kannst du auch direkt daraus automatisiert die Terminerinnerungen verschicken, sie darin von den Vorteilen eines neuen Angebotes überzeugen und Whatsapp somit gleich als starkes Mittel der Kommunikation nutzen, ohne hinterher erst die Neugier wecken zu müssen.
Termine planen, Termine buchen und während der Termine sich auf das Wesentliche konzentrieren, den Verkauf, die persönliche Betreuung oder die direkte Ansprache. Whatsapp eröffnet dir ganz neue Mittel und Wege, deinen Erfolg zu steuern und zu steigern.
Die Kür: Terminmanagement über Whatsapp
Der digitalisierte Kalender im Zusammenspiel mit Whatsapp macht Nachfragen obsolet. Du kannst deinem Kunden aber immer noch automatisiert eine richtige Bestätigung zu seiner Terminplanung direkt in deinem Buchungstool hinterher senden.
Termine werden heute in vielen Brachen fix vergeben. Ob es der Reifenwechsel in der Autowerkstatt ist oder der begehrte Tisch beim Lieblingsitaliener. Nutzer von Whatsapp schätzen die Möglichkeit, ihre Antworten bequem dort zu sehen, wo sie aufgrund von Business oder für privates Messaging ohnehin viel ihrer Zeit verbringen.
Individualisierte Terminerinnerungen machen aus unbekannten Personen zukünftig wiederkehrende Kunden und die Lösung für diesen erfolgreichen Schritt lautet Whatsapp Integration in deinem Kalender.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Whatsapp Terminerinnerung
Das Versenden von Remindern, also Erinnerungen für Termine, wie Abgabefristen, Bestellbestätigungen oder Patientengesprächen ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Mit den folgenden, einfachen Schritten, kannst du Erinnerungsnachrichten simpel und rasch für eine direkte Konversation oder ganze Gruppen erstellen.
Es soll dir nur ein Beispiel geben, von den Möglichkeiten, die Whatsapp dir in seinen Funktionen bietet:
- Öffne deinen Whatsapp-Business-Account und gehe zu der Gruppe oder dem speziellen Kontakt, in dem eine Erinnerung angezeigt werden soll
- Wähle aus den Funktionen "Erinnerung einstellen" oder "Nachricht planen"
- Nun gilt es alle Details zu deinem Termin oder deiner Erinnerung zu erfassen: Datum und Uhrzeit sowie den Inhalt deiner Nachricht.
- Bestätige abschließend, dass du alles gecheckt hast und diese Erinnerung oder Nachricht, wie von dir geplant versendet werden soll.
Selbstverständlich bieten wir von Chatarmin dir auch hier besondere Integrationen und Lösungen an. Mit Chatarmin wird Whatsapp zum Dreh- und Angelpunkt deiner Kundenbeziehungen, nicht nur, wenn es um Terminvereinbarungen geht oder Erinnerungen verschickt werden soll.
Verbesserter Workflow und Kundenbindung aus einem Guss
Whatsapp Business macht es möglich, anstatt Anfragen konkrete Termine und Vereinbarungen von den Kunden zu erhalten. No Shows, also das Nichterscheinen, eines Kunden wird dadurch zu einem hohen Prozentsatz ausgeschlossen.
Von frühester Jugend an, sind wir es gewohnt, uns an Termine zu halten. Eine Terminerinnerung mit persönlicher Ansprache und auf die Gewohnheiten des Kunden eingehend festigt die Kundenbeziehung und zieht weitere Buchungen nach sich.
Lästige Konversationen mit Kunden über vergessene Termine oder Diskussionen zum Schadenersatz bei Nichterscheinen gehören der Vergangenheit an, wenn Meetings, wichtige Informationen und Erinnerungen automatisiert via Whatsapp erinnert werden können.
Rechnungen, Mahnungen und Co über Whatsapp managen
Für eine geordnete Terminplanung Whatsapp mit einem Kalender zu verbinden, ist nur eine Seite der unzähligen Funktionen, die sich für dich als Unternehmer ergeben. Zur Einhaltung von Terminen gehört nicht nur die persönliche Anwesenheit zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem vorbestimmten Platz.
Erinnerungen können via Whatsapp auch verschickt werden, wenn man seinen Kunden einen bestimmten Artikel in Erinnerung rufen möchte, den er sich letztens angesehen hat. Erinnerungen eignen sich noch einmal auf eine Bewertung aufmerksam zu machen oder auf ein neues Feedback-Programm hinzuweisen.
Selbst Rechnungen und Mahnungen können über Whatsapp als Nachrichten oder Erinnerungen an die Kunden geschickt werden. Zumal dieser Teil im Messaging zurückgeht, weil die Möglichkeit der Onlinezahlung direkt bei Bestellung einer der Vorteile ist, der sich aus der Geschäftstätigkeit im Internet ergibt.
Wichtig zu wissen ist zudem, dass Antworten aus Umfragen oder Erinnerungen ebenso gesammelt werden und durch die entsprechende Integration auch gleich als ansprechende Auswertung zur Verfügung stehen.
Vorlagen für Whatsapp Nachrichten zu wichtigen Terminen
Die Terminplanung mit der Hilfe von Whatsapp hat viele Facetten und betrifft viele Branchen. Zahlreiche weitere Apps lassen sich zusätzlich zu Terminbuchungen hinzufügen und Whatsapp damit zu einer Drehscheibe in innerbetrieblichen Abläufen werden.
Da wir nicht alle Geschäftsfelder aufzählen möchten, welche ihre Erinnerungen mit Whatsapp verbessern können, werden wir hier Vorlagen präsentieren, sie zur Terminbuchung oder dem Versenden von Erinnerungen häufig verwendet werden.
Beim Lesen dieser Vorlagen kommen dir sicherlich noch weitere Vorteile in den Sinn, welche diese Funktion der Terminplanung für dich bieten kann und dein Konto von Whatsapp zukünftig für dich managen wird.
Nimm diese Nachrichten als Beispiele, welche in Sprache und Design ganz auf dich und dein Business zugeschnitten werden sollen.
1. Nachricht zur Terminerinnerung für eine Buchung im Restaurant
Hallo (Kundenname einfügen)
wir freuen uns dich am (Datum einfügen), um (Uhrzeit einfügen) zu begrüßen und haben den Tisch deiner Wahl, dann genauso für dich vorbereitet, wie du ihn dir gewünscht hast.
Für den Fall, dass du doch nicht kommen kannst, bitten wir dich, bis (Uhrzeit einfügen), am (Datum einfügen) kurz Bescheid zu geben.
Auf dein Kommen freut sich
(Name des betreuenden Kellners einfügen) vom (Name des Restaurants einfügen)
2. Nachricht über einen Alternativtermin via Whatsapp versenden
Liebe/r (Kundenname einfügen)
Vielen Dank für dein Interesse und deine Anfrage für einen Termin am (Datum und Uhrzeit einfügen). Leider können wir dir deinen Wunschzeitpunkt nicht bestätigen. Als Alternative möchten wir dir gerne die beiden folgenden Daten anbieten:
Alternative 1 (Datum und Uhrzeit einfügen, so nah am Wunschtermin wie möglich)
Alternative 2 (Datum und Uhrzeit einfügen)
Wir freuen uns auf deine rasche Rückmeldung, mit der Bestätigung eines Termins. Andernfalls steht dir hier (Link einfügen) unser Kalender für eine komplette Neubuchung zur Verfügung.
Liebe Grüße
(Name des Mitarbeiters und Unternehmen)
3. Erinnerung an eine Buchung für einen bestehenden Kunden
Hallo (Kundennamen einfügen)
Der Winter steht vor der Tür und dein Auto wird sich freuen, die geänderten Bedingungen mit neuen Winterreifen zu erleben. Für dich als Stammkunden bieten wir die bevorzugte Terminbuchung an. Folge dem Link (einfügen) direkt in unser Schnellbuchungstool.
Schnelle Entscheidungen helfen uns in der Planung unserer Termine und zur Belohnung für die rasche Terminbuchung füllen wir den Wassertank deiner Windschutzscheibe auch gleich mit dem entsprechenden Mittel auf.
Dein (Name des Mechanikers, der das Auto und den Kunden in der Regel betreut)
4. Terminbuchung via Whatsapp bestätigen
Danke, liebe/r (Kundenname einfügen)
wir bestätigen dir hier noch einmal deine soeben durchgeführte Buchung für einen Termin am (Datum und Uhrzeit einfügen).
Für besondere Fragen oder Anliegen stehen wir dir schon jetzt in unserem Whatsapp Chat zur Verfügung.
Bis zu unserem Treffen, (Name und Unternehmen eintragen)
5. Vorlagen für wiederkehrende Buchungen von Kunden zur Erinnerung
Sehr geehrte/r Herr/Frau (Kundennamen einfügen)
Wir möchten Sie daran erinnern, dass wieder die Zeit für eine gründliche Entfernung Ihres Zahnsteins anstehen würde. Mit diesem Link (einfügen) gelangen Sie direkt in unser Tool für Ihre Terminbuchung.
Um Ihren bevorzugten Zeitpunkt auch sicher buchen zu können, bitten wir Sie sich rasch einzutragen oder uns via Chatfunktion zu kontaktieren.
Ihr (Name des Zahnarztes und Praxis einfügen)
6. Vorlage, um eine Termin-Umbuchung zu bestätigen
Hallo (Kundennamen einfügen)
Wir möchten dir hiermit deine Terminänderung bestätigen. Dein ursprünglicher Termin am (Datum und Uhrzeit eintragen) wurde von dir verbindlich geändert auf (Datum und Uhrzeit eintragen).
Du erreichst uns und unsere Servicemitarbeiter verlässlich via Whatsapp, wenn sich zu deiner Terminänderung noch weitere Fragen ergeben sollten. Dein ursprünglicher Termin wird mit dieser Nachricht für neue Buchungen freigegeben.
Dein (Name des Mitarbeiters und Unternehmen eintragen)
7. An eine Terminbuchung für einen Event erinnern
Liebe/r (Name des Kunden eintragen)
Wir freuen uns immer über dein Interesse an unseren Kollektionen und möchten es darum nicht versäumen, dich an die Präsentation für die kommende Saison zu erinnern.
Wir führen dir unsere neuesten Schmuckstücke am (Datum), um (Uhrzeit), im (Veranstaltungsort eintragen) vor und haben eine Eintrittskarte für dich hinterlegt, welche du unter diesem Link (URL eintragen) abrufen kannst.
Gib uns Bescheid, wenn du der Präsentation lieber vom heimischen Sofa aus folgen möchtest, denn wir senden sie zusätzlich live über unseren Videokanal (Link eintragen)
Dein (Marke eintragen)
Whatsapp als Terminmanager im Unternehmen
Den Kundenservice mit Whatsapp zu verbessern, ist nur eine Möglichkeit, dieses Tool gewinnbringend einzusetzen. Kommunikation gehört auch firmenintern zu den vorrangigen Anliegen, um das Unternehmen voranzubringen und die Performance Jahr für Jahr zu verbessern.
Mit Terminen zu jonglieren, war gestern. Heute bietet Whatsapp im Zusammenspiel mit Kalendern, welche ohnehin im Unternehmen genutzt werden, die Antwort auf die drängende Frage: Welche Erinnerungen braucht welche Abteilung, zu welchem Zeitpunkt?
Alles aus einer App zu steuern, lässt Abteilungen besser zusammenarbeiten und Abläufe einfacher koordinieren. Von der Präsentation neuer Kollektionen für die Kunden über Events mit Kunden oder nur für Mitarbeiter bis hin zu Erinnerungen an die Tagesordnung der nächsten Sitzung reichen die vielfältigen Lösungen, die Whatsapp durch sein Tool und die Integration weiterer Apps deinem Unternehmen bietet.
Whatsapp hat sich damit vom einfachen Chat und Messenger als App in der Welt der Unternehmen etabliert. Der Gipfel der Einstellungen und Arbeitslösungen über diese Plattform ist noch lange nicht erreicht.
Last but not least, kannst du auf dem Laufenden bleiben, weil der Einblick in alle Vorgänge, rund um die Terminplanung ein Kinderspiel für dich ist. Alle Fäden laufen in Whatsapp zusammen und können in weiterer Folge direkt in dein CRM synchronisiert werden.
