Quelle: Chatarmin Youtube
WhatsApp Business Channels: Eine neue Funktion mit Datenschutzrisiken
WhatsApp Business Channels sind eine relativ neue Funktion, die Unternehmen einen Überblick über ihre Kundenkommunikation bietet. Über das Firmenprofil können Kunden direkt mit dem Unternehmen in Kontakt treten und Unterhaltungen führen. Diese Kanäle sollen den Kundenservice verbessern und einen zusätzlichen Beitrag zur Kundenbindung leisten.
Allerdings birgt die Nutzung von WhatsApp Business Channels auch einige Datenschutzrisiken. Da diese Kommunikationskanäle nur über die WhatsApp Business App genutzt werden können, gelten hier die gleichen Datenschutzbestimmungen wie für die private Version von WhatsApp. Das bedeutet:
- WhatsApp sammelt persönliche Daten wie Standort, Anruflisten, SMS, Zugriff auf Mikrofon, Kamera, Fotoalben und SD-Karten.
- Metadaten wie Geräteinformationen, Nutzungshäufigkeit und IP-Adressen werden erfasst.
- Die automatische Synchronisation von Kontaktdaten aus den Adressbüchern erfolgt ohne Einwilligung der Betroffenen und verstößt somit gegen die DSGVO.
- Nutzungsdaten wie Zeit und Häufigkeit von Nachrichten werden gespeichert und für Analysen verwendet.
- WhatsApp teilt Telefonnummern, Nutzungsinformationen, Gerätedaten und IP-Adressen mit Facebook-Unternehmen zur Dienstverbesserung und für Werbezwecke.
Auch wenn die Erstellung von WhatsApp Business Channels kostenlos und einfach ist, sollten Unternehmen die damit verbundenen Datenschutzrisiken nicht unterschätzen. Für eine professionelle und DSGVO-konforme Kundenkommunikation empfiehlt es sich daher, auf die WhatsApp Business API zurückzugreifen. Diese bietet erweiterte Funktionen und ermöglicht die Verarbeitung der Daten auf unternehmenseigenen Servern im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen.
WhatsApp und DSGVO: Eine neue Herausforderung
Da Unternehmen zunehmend auf WhatsApp als Kommunikationskanal setzen, ist es entscheidend zu verstehen, wie die DSGVO auf diese Plattform zutrifft. Wenn Unternehmen WhatsApp für Marketing- oder Kundengagementzwecke nutzen, sammeln sie personenbezogene Daten wie Telefonnummern, Namen und möglicherweise detailliertere Informationen über Einzelpersonen. Als Ergebnis gelten die Datenschutzregeln der DSGVO auch für WhatsApp, genauso wie für andere Kommunikationskanäle wie E-Mail und SMS.
Ob Unternehmen die WhatsApp Business-App oder die WhatsApp Business-Plattform (API) verwenden, die Grundsätze der DSGVO-Konformität bleiben die gleichen. Es gibt jedoch einige Unterschiede in der Art und Weise, wie diese beiden Optionen die DSGVO-Konformität handhaben.
WhatsApp Business-App
Die WhatsApp Business-App ist für kleine Unternehmen oder Einzelpersonen konzipiert, die mit einer begrenzten Anzahl von Personen kommunizieren. Beim Verwenden der App müssen Unternehmen die Einwilligung manuell behandeln und sicherstellen, dass Daten sicher gespeichert und verantwortungsbewusst behandelt werden. Obwohl die Einhaltung der DSGVO auf der App mehr manuelle Arbeit erfordern kann, können Unternehmen dennoch die DSGVO-Konformität erreichen, indem sie die von der Verordnung festgelegten Prinzipien befolgen.
Die WhatsApp Business-Plattform (API) ist eine robustere Lösung für größere Unternehmen, die Nachrichten an ein größeres Publikum senden. Sie bietet Automatisierungsfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, automatische Abläufe einzurichten, die ihre WhatsApp-Kommunikation DSGVO-konform halten, wie beispielsweise doppelte Zustimmungs-Willkommensabläufe. Die API ermöglicht es Unternehmen auch, Zustimmungsinformationen automatisch zu speichern und Daten leicht zugänglich zu machen. Die Datenspeicherung ist auch sicherer mit der API, da Unternehmen wählen können, Kundendaten auf EU-Servern zu speichern, um die DSGVO-Konformität sicherzustellen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Verwendung der "vor-Ort" API und die Speicherung von Daten außerhalb der EU die DSGVO-Vorschriften verletzen können.
Während WhatsApp Unternehmen die Plattform bietet, um mit ihren Kunden zu kommunizieren, liegt es letztendlich in der Verantwortung der Unternehmen, die DSGVO-Konformität sicherzustellen. Hier sind einige wichtige Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um die DSGVO-Konformität auf WhatsApp sicherzustellen:
- Einhaltung angemessener Zustimmung: Stelle sicher, dass du die erforderlichen Berechtigungen von Benutzern hast, bevor du mit ihnen auf WhatsApp interagierst.
- Bieten Sie einfache Opt-out-Optionen: Benutzer sollten die Möglichkeit haben, sich leicht von Ihren Kommunikationen abzumelden.
- Verantwortungsbewusster Umgang mit Daten: Schütze die personenbezogenen Daten deiner Benutzer und verwende sie verantwortungsbewusst.
- Seien Sie transparent: Informiere deine Benutzer klar darüber, wie du ihre Daten verwendst.
- Überprüfe die Speicherfristen für Daten: Überprüfe regelmäßig, wie lange du personenbezogene Daten aufbewahrst, und stelle sicher, dass sie nicht länger als nötig aufbewahrt werden.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Stelle sicher, dass dein Team die Grundsätze der DSGVO versteht und wie personenbezogene Daten behandelt werden.
- Arbeite mit DSGVO-konformen Partnern zusammen: Wenn du mit Dritten zusammenarbeitst, stelle sicher, dass auch sie die DSGVO einhalten.
- Biete volle Daten-Transparenz für Endbenutzer jederzeit: Benutzer sollten in der Lage sein, auf die personenbezogenen Daten zuzugreifen, die du über sie gespeichert hast.
- Biete an, den kompletten Datensatz auf Kundenwunsch jederzeit zu löschen: Wenn ein Benutzer es verlangt, sollst du in der Lage sein, seine personenbezogenen Daten zu löschen.
- Speichere Kundendaten auf dauerhaftem Speicher, zumindest für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume: Stelle sicher, dass du die Kundendaten für die erforderlichen Mindestzeiträume sicher speicherst.
Indem Unternehmen diese Schritte befolgen, können sie ihre DSGVO-Konformität auf WhatsApp verbessern und das Vertrauen ihrer Kunden aufbauen.
Obwohl die DSGVO-Konformität für Unternehmen möglicherweise als zusätzliche Belastung erscheint, ist sie entscheidend, um personenbezogene Daten zu schützen und das Vertrauen der Kunden aufrechtzuerhalten. Die DSGVO gewährleistet, dass Einzelpersonen die Kontrolle über ihre persönlichen Informationen und deren Verwendung durch Unternehmen haben. Die Einhaltung der DSGVO hilft Unternehmen nicht nur dabei, hohe Geldstrafen zu vermeiden, sondern auch einen positiven Ruf für Datenschutz und Sicherheit aufzubauen.
Darüber hinaus beschränkt sich die DSGVO-Konformität nicht nur auf Unternehmen, die innerhalb der EU tätig sind. Sie wird zunehmend zu einem globalen Standard für den Datenschutz, und Kunden weltweit erwarten von Unternehmen, dass sie ihre Daten mit dem gleichen Maß an Respekt und Verantwortung behandeln, wie es die DSGVO in der EU gewährleistet.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend müssen Unternehmen, die WhatsApp nutzen, sicherstellen, dass sie die DSGVO-Konformität einhalten, um die personenbezogenen Daten ihrer Kunden zu schützen. Ob die WhatsApp Business-App oder die WhatsApp Business-Plattform (API) verwendet wird, Unternehmen sollten angemessene Zustimmung einholen, Daten verantwortungsbewusst behandeln und einfache Opt-out-Optionen bieten. Es ist für Unternehmen wichtig, ihre Verantwortlichkeiten nach der DSGVO zu verstehen und darauf hinzuarbeiten, die Konformität auf WhatsApp aufrechtzuerhalten. Indem dies geschieht, können Unternehmen das Vertrauen ihrer Kunden aufbauen, personenbezogene Daten schützen und die Grundsätze des Datenschutzes im digitalen Zeitalter wahren.
Beachte, dass dieser Artikel Einblicke in die DSGVO-Konformität auf WhatsApp bietet, aber nicht als rechtliche Beratung angesehen werden sollte. Für vollständige Informationen über deine rechtlichen Verpflichtungen gemäß der DSGVO konsultiere die offizielle DSGVO-Website der Europäischen Kommission.
Ein noch ausführlicheres Statement unseres Gründers Johannes Mansbart findest du hier:
Johannes Mansbart, aktuelles Statement zur Gegenüberstellung der WhatsApp Business API mit der DSGVO.
Weitere Informationen darüber, warum und wie die WhatsApp Business API die DSGVO-Konformität erfüllt, erhältst du, indem du uns hier kontaktierst.
Du kannst dir auch jederzeit via Calendly einen Call mit unserem Geschäftsführer und Gründer Johannes Mansbart einbuchen, um im persönlichen Gespräch nachzuvollziehen, warum und wie die WhatsApp Business API sowie chatarmin.com DSGVO-Konformität garantieren.
Bonus Nachtrag: Situation in der Schweiz
Ab dem 1. September 2023 trat das neue Datenschutzgesetz in der Schweiz in Kraft. Derzeit existiert kein gültiger Angemessenheitsbeschluss zwischen der Schweiz und den USA. Dies bedeutet, dass Schweizer Unternehmen, die Daten in die USA übermitteln möchten, Standardvertragsklauseln abschließen müssen, um die Zulässigkeit der Datenübermittlung sicherzustellen.
Hinweis zur Rechtslage innerhalb der EU: Seit Juli 2023 wurde jedoch ein neuer Angemessenheitsbeschluss für die USA in Form des Data Privacy Frameworks erlassen. Dieser Beschluss ermöglicht eine DSGVO-konforme Übermittlung personenbezogener Daten in die USA. Die Liste, die zuvor dem Privacy Shield zugeordnet war, wurde entsprechend aktualisiert und an das neue Framework angepasst.
Zertifizierungen wurden von sowohl WhatsApp LLC als auch Meta Platforms Inc. erhalten und sind aktuell gültig. Es ist zu erwarten, dass in den nächsten Monaten auch ein neuer Angemessenheitsbeschluss für die Schweiz vorliegen wird. Eine Auflistung der Länder, für welcher ein Angemessenheitsbeschluss besteht, können Sie hier1 in Anhang 1 einsehen.
Die Nutzung von chatarmin ist DSG-konform, sofern bestimmte Maßnahmen ergriffen werden:
- Abschluss von Standardvertragsklauseln mit der WhatsApp LLC.
- Einholung der Einwilligung für die Kommunikation über WhatsApp. chatarmin ermöglicht ein Double Opt-In- Verfahren und protokolliert die erteilte Einwilligung der Nutzer.
- Jegliches Profiling muss durch die Einwilligung abgedeckt sein.
- Transparente Information der Nutzer über die Verarbeitung ihrer Daten.
- Chatarmin stellt einen Vertrag zur Auftragsbeararbeitungsvertrag bereit, in dem die spezifischen Datenschutzpflichten und Verantwortlichkeiten festgelegt sind.
