WhatsApp gehört zu jenen Apps, die viel mehr bieten als die private Kommunikation, denn der weltweit beliebteste Messenger wird auch unter den vielseitigen Unternehmenstools eingeordnet. Verwendest auch du WhatsApp beruflich, ist es für dich gewiss vorteilhaft, die Anwendung der Abwesenheitsnotiz zu kennen.
Chatarmin unterstützt dich bei dem professionellen Umgang mit WhatsApp und mit diesem Artikel wollen wir dir eine gute Übersicht sowie eine Anleitung zur Verfügung stellen, mit denen du imstande bist, für deine Kontakte im Falle deiner Abwesenheit automatische Antworten via WhatsApp zu generieren.
WhatsApp automatische Antworten - Möglichkeiten und Zwecke der praktischen Funktion
WhatsApp Nachrichten sind ein beliebtes Mittel zur Kommunikation auf privaten und geschäftlichen Wegen geworden. Aufgrund der hohen Öffnungsraten von teils über 90 Prozent versprechen sich insbesondere Unternehmen viel davon, Kunden direkt zu kontaktieren und Newsletter mit Rabatten, Produktvorstellungen oder Unternehmensnachrichten herauszuschicken.
Erfolgt ein Informationsaustausch oder eine Kundenanfrage via WhatsApp außerhalb der regulären Geschäftszeiten deines Unternehmens, ist es jedoch sinnvoll, den Funktionsumfang des beliebten Unternehmenstools dafür zu nutzen, eine Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen. Auf diese Weise bekommen deine Kunden eine schnelle Rückmeldung, dass du dich mit Beginn der nächsten Geschäftszeiten bei ihnen melden wirst.
Chatarmin ist dein Experte im Zusammenhang mit WhatsApp Marketing sowie den facettenreichen App-Funktionen und daher möchten wir dir nicht nur die Vorteile von automatischen Antworten bei WhatsApp präsentieren, sondern auch eine schrittweise Anleitung zum Erstellen von Abwesenheitsnachrichten anbieten.
WhatsApp: Was sind die Vorteile einer automatischen Antwort?
Heutzutage verlaufen viele Kundenanfragen nicht mehr über die klassische E-Mail, denn WhatsApp ist auf den meisten elektronischen Endgeräten vorinstalliert und die beliebte App weist inzwischen über 2 Milliarden Nutzer weltweit vor. Wenn du für dein Unternehmen WhatsApp Business nutzt, um die Nachrichten deiner Kunden schneller mit Antworten zu versehen, kommst du automatisch in den Genuss der folgenden Vorzüge:
Deine Kunden werden sofort darüber informiert, dass du derzeit nicht erreichbar bist, dich aber zeitnahe melden wirst
Kundenanfragen werden selbst außerhalb der regulären Geschäftszeiten beantwortet
Aufgrund der direkten Rückmeldung kannst du die Kundenzufriedenheit erhöhen Der Autoresponder für WhatsApp erhöht die Effizienz bei deiner Kundenkommunikation
Insofern WhatsApp Business zu deinem beruflichen Alltag gehört und du automatische Antworten via WhatsApp einrichten möchtest, geben wir dir von Chatarmin gerne eine übersichtliche und schrittweise Anleitung zur Hand, welche dir dabei hilft, einen solchen Autoresponder zu verwenden.
Anleitung: So erstellst du automatische Antworten via WhatsApp
Eingehende App-Nachrichten direkt mit einer Antwort zu würdigen ist dir manchmal einfach nicht möglich? An einem geschäftigen Arbeitstag oder abseits der Öffnungszeiten können Antworten schon mal auf sich warten lassen. Kunden möchten jedoch größtenteils eine schnelle Antwort auf ihre Nachricht erhalten. Um die hohe Kundenzufriedenheit von deinem Unternehmen nicht zu gefährden, solltest du also eine Auto-Antwort einrichten.
Mit WhatsApp Business ist dies überhaupt kein Problem, denn die vielseitige App ist in der Lage, eine automatische WhatsApp Antwort zu versenden. Hierfür musst du dich lediglich an die nachfolgenden Schritte halten:
Schritt 1: Öffne die WhatsApp App
Schritt 2: Gehe über die drei Punkte in der rechten oberen Ecke in das Menü und öffne die Unternehmenstools
Schritt 3: Nun wählst du "Nachrichtenfunktionen" aus
Schritt 4: Dort kannst du jetzt eine "Begrüßungsnachricht", eine "Abwesenheitsnachricht" oder "Schnellantworten" einspeichern
Schritt 5: Für das Aktivieren der automatischen Antworten musst du natürlich auf "Abwesenheitsnachricht" tippen
Schritt 6: Schiebe den Regler für die Aktivierung nach rechts
Schritt 7: Mit dem Stift-Symbol bearbeitest du die WhatsApp Antwort inhaltlich
Schritt 8: Entscheide, ob die WhatsApp Antwort immer, nach eigenem Zeitplan oder außerhalb der Geschäftszeit verschickt werden soll
Schritt 9: Über die Einstellung "Empfänger" ist es dir außerdem möglich auszuwählen, ob die Antworten nur an bestimmte Kontakte oder an alle gehen sollen
Schritt 10: Vergiss nicht, die Eingaben rund um die WhatsApp Nachrichten abzuspeichern
Tipps und Tricks: Ein Beispiel für eine qualitative automatische Antwort via WhatsApp
Früher kanntest du automatische Nachrichten sicherlich von der klassischen E-Mail. Heute sind sie im WhatsApp Messenger allgegenwärtig und erfüllen einen wichtigen Zweck: Kundenkontakt 24/7! WhatsApp Business ist eine hochwertige App für jeden, der ein Unternehmen führt und im direkten Kontakt zu den Kunden stehen möchte.
Gehörst auch du zu dieser Kategorie Geschäftsleute? Dann haben deine Kunden Glück, denn durch automatische Antworten wertschätzt du die Kundenkommunikation und bietest eine dauerhafte Erreichbarkeit für deinen Kundenkreis an. Setze eine automatische App-Nachricht auf oder profitiere von den Schnellantworten, wenn du häufig mit den gleichen Anfragen konfrontiert wirst, welche ähnliche Antworten notwendig machen.
Die folgenden 5 Punkte solltest du in die automatische Nachricht tippen, um eine professionelle Kommunikation über die App zu gewährleisten, welche deine Kundschaft gewiss wertzuschätzen weiß:
1) Bestätige den Eingang der Kunden-Nachricht und versprich, dich innerhalb kurzer Zeit persönlich zu melden
2) Statte die Nachricht mit der Information aus, ab wann du wieder regulär zu erreichen bist
3) Weise auf andere Medien-Kanäle wie deine Webseite hin, auf denen die Kunden in der Zwischenzeit eine Antwort finden könnten
4) Jedes Business sollte sich in einer Antwortnachricht für die Kontaktaufnahme des Kunden bedanken - dies steigert trotz Automatisierung die Kundenzufriedenheit und verschafft Vertrauen
5) Stelle sicher, dass die Business-Mitteilungen auch wirklich von dir oder Mitarbeitern bearbeitet werden und nicht in einer Ablage landen - alle Kundenanfragen sind gleich zu behandeln!
Autoresponder für WhatsApp: Welche Tonalität solltest du wählen?
Im Grunde gibt es keine besonderen Regeln hinsichtlich der Tonalität beim Erstellen einer WhatsApp Antwortnachricht. Da es sich in deinem Fall um eine Business-App für geschäftliche Anfragen handelt, solltest du jedoch selbst bei kurzen Schnellantworten eine gewisse Seriosität wahren.
Sprichst du deine Kundschaft mit dem "du" an, ist es natürlich möglich, WhatsApp automatische Antworten auch mit dieser Anspreche auszustatten. Eine Nachricht wirkt auf diese Art persönlicher und deine Kontakte sind es ohnehin gewohnt. Geht es um den Kontakt mit Neukunden, solltest du dich an die Tipps des geschäftlichen Umgangs halten und automatische Antworten über WhatsApp Business mit einem "Sie" versehen.
In welchen Fällen brauchst du eine automatische Antwort bei WhatsApp?
Es kann recht unterschiedliche Gründe dafür geben, warum es vorteilhaft für dich ist, bei WhatsApp Business automatische Antworten einzurichten, denn es könnten zum Beispiel Notfälle eintreten, welche dir eine direkte Reaktion auf die Kunden-Nachricht nicht möglich machen.
Nachrichten können jedoch auch eingehen, wenn du bereits im Feierabend bist. In diesem Falle helfen automatische Antworten via App dabei, den Kunden über die offiziellen Öffnungszeiten aufzuklären und sie wissen zu lassen, wann du wieder erreichbar bist. Es gibt jedoch noch mehr gute Beispiele dafür, die WhatsApp Business Nachrichten für dein Unternehmen direkt heute zu automatisieren.
Unternehmen profitieren während des Betriebsurlaubs von einer Abwesenheitsnachricht
Jeder braucht mal Urlaub und du bist als Chef eines Unternehmens davon glücklicherweise nicht ausgenommen, sodass die Möglichkeit zum Einrichten automatischer App-Antworten eine Unterstützung für dich darstellt, alle Kundenanfragen mit dem Hinweis zu beantworten, dass du bald wieder am Arbeitsplatz vorzufinden bist.
Eine solche Abwesenheitsnotiz ist ein effektives Marketing-Mittel und das Erstellen nimmt auch dank unserer Anleitung in diesem Artikel nur wenige Minuten Zeit in Anspruch. Tippe deine individuelle Antwortnachricht ein oder erhalte über das Internet Zugriff auf vorgefertigte Botschaften für deine WhatsApp Kontakte.
WhatsApp automatische Antwort: Wie kann dir ein Chat-Bot helfen?
Möchtest du verhindern, dass deine Kundschaft in deiner Abwesenheit zu lange auf eine Antwort wartet, wäre es eine Möglichkeit, einen Chat-Bot in WhatsApp Business zu integrieren, welcher Anfragen in einem Live-Chat bearbeitet. Live-Chats in WhatsApp mit einem installierten Bot sind beliebte Unternehmens-Werkzeuge geworden, um eine App-Nachricht mit passenden Antworten auszustatten.
Stelle hierbei angesichts der großen Menge an auswählbaren Bots sicher, eine Anwendung mit einem hohen Qualitätslevel zu verwenden, denn ein schlecht programmierter Bot könnte ein Beispiel für mangelhaften Kundenservice darstellen. Diesen Umstand gilt es zu verhindern und daher achte auf diese Regel: Auch beim Bot für deine WhatsApp Business Kontakte müssen alle Qualitätsmerkmale für eine hohe Kundenzufriedenheit erfüllt sein.
Fazit: WhatsApp automatische Antwort - dein Unternehmen sollte auf den praktischen Autoresponder nicht mehr verzichten
Die WhatsApp Business App ist der Link zu einer guten Kundenkommunikation. Über 2 Milliarden WhatsApp-Nutzer weltweit sprechen dafür, dass du die wichtige Marketing-Grundlage der durchgehenden Erreichbarkeit nicht auslässt und für deine Kunden rund um die Uhr zur Verfügung stehst.
Chatarmin unterstützt dich bei der Einrichtung von automatischen Antworten via WhatsApp Business
Wir von Chatarmin sind Experten im Umgang mit WhatsApp Business und können dich mit Beispielen versorgen, wie professionelle Antworten auf WhatsApp-Anfragen lauten und natürlich stehen wir dir auch gerne bei anderen Fragen zur Anwendung ganz gleich in welcher WhatsApp-Version unterstützend zur Seite.
